Как наша команда помогает дворам Республики Татарстан выглядеть лучше

Наш Двор — программа Президента Республики Татарстан по благоустройству дворов. Для бесперебойной работы программы необходимо большое количество различных действий — учет дворов, согласование документации, закупка оборудования, прием обращений и т. д.

Для программы Наш Двор мы разработали информационную систему. Она автоматизирует большую часть деятельности сотрудников. В системе ведется учет дворов, формируется перечень регламентированных задач для каждого двора, формируется документация по задачам, а также ведется согласование результатов задач. Кроме того, в системе ведется прием обращений от граждан: настроен call-центр и обращения с сайта. Также, настроили функционал по формированию отчетности и информационных стендов.

Цели

В деятельность программы Наш Двор включено огромное количество различных людей: кураторы от программы Наш Двор, архитекторы-проектировщики, руководители Исполнительных комитетов муниципальных районов, подрядчики и поставщики, а также сотрудники call-центра. Им нужно оперативно взаимодействовать друг с другом, чтобы выполнять задачи.

Самой первоочередной задачей было настроить учет дворов и домов в этих дворах. Задачу определили самой важной, потому что у всех участников процесса были разные базы дворов. И каждый считал свою базу актуальной. На самом деле ни у кого не было актуальных баз.

Вторая проблема — людям непонятно, что они должны делать. Каждый двор вручную управляется сотрудниками программы Наш Двор. Приходилось постоянно объяснять порядок работы. Сроки задач было невозможно контролировать. Это сильно влияло на общие сроки программы — команда двора могла не успеть к концу программы.

Третья проблема — если жителей не устраивало качество работ или они хотели узнать, когда их двор возьмут в работу, они звонили в различные ведомства, где их не всегда могли проконсультировать. Это наносило удар по репутации программы и Правительства Республики.

Четвертая проблема — при проектировании не всегда было понятно какое оборудование нужно и где его купить. Также, было непонятно какой бюджет был у каждого муниципального района. Из-за этого муниципальный район либо не реализовывал свой бюджет, либо тратил сверх лимита и ему не хватало на материалы без которых ремонт невозможен. Такая непрозрачность бюджетов позволяла коррупционерам зарабатывать на неопределенности.

Пятая проблема — большие финансовые и трудозатраты на различные рутинные действия: подготовка документации, подготовка раздаточных материалов, каталогов оборудования, создание информационных стендов.

Решение

На старте мы объединили базы, очистили их от дублей и присвоили каждому двору уникальный код. После этого определили, какая информация о дворе необходима заказчику — дома двора, плановый год, ответственные, состояние двора и его элементов и импортировали базу в Бипиум. Работы по проектированию решения и актуализации базы дворов и домов велись параллельно и заняли примерно 2-2,5 месяца. Уже в это время клиент смог начать пользоваться системой. После импорта данных в систему мы начали работу в двух направлениях: создание задач и настройка call-центра.

Мы пообщались с сотрудниками и разделили работы по благоустройству двора на 4 этапа: проектирование, закупка оборудования, монтаж оборудования и проведение строительных работ, подготовка исполнительной и закрывающей документации. На каждом этапе выделили задачи: подготовить схему двора, согласовать схему с жителями, выбрать оборудование, подписать документы с поставщиками и УК/ТСЖ. Для этих задач настроили автоматизации: уведомления о новой задаче и истечению дедлайна, также, настроили правила приемки задач — кураторы программы Наш Двор могли принимать результат задачи или отправлять на доработку. Упростили работу по генерации документов: при переводе этапа «Подготовка исполнительной и закрывающей документации» в статус «В работе», система сама генерировала набор документов по ранее загруженным шаблонам.

Работа по настройке call-центра включала в себя создание единой горячей линии на базе телефонии Oktell. Для операторов настроили возможность отвечать и звонить прямо из Бипиума. При поступлении звонка система автоматически создавала новое обращение, а при указании адреса двора ставила задачу руководителю Исполнительного комитета. Для удобства сбора статистической информации каждому обращению присваивались темы и теги — детские площадки, дороги, освещение и т. д. Разработка и доработка функционала по задачам и call-центру продолжалась на протяжении 8-12 месяцев, но пользоваться Бипиумом сотрудники программы, проектировщики, подрядчики и операторы call-центра начали уже через месяц с момента начала работ.

На следующем этапе приступили к задачам: учет доступного к заказу оборудования и информирование жителей Республики о планах благоустройства.
Работа с оборудованием включала: настройку системы учета оборудования. Мы сделали функционал, который позволяет учитывать различные цены для различных годов. После этого выбрали производителей, которым дали доступ в систему и они добавили оборудование, которое готовы поставлять. Также, в рамках работы с оборудованием мы настроили функционал по лимитам. Теперь каждый муниципальный район обладает определенным лимитом бюджета, и если проектировщик планировал закупить в район сверх лимита, система информировала его об этом и не давала приобрести дополнительное оборудование. О том, что еще остались свободные деньги, система также информировала.

Работа по информированию жителей заключалась в следующем — подрядчик разработал сайт с картой и формой приема обращений. Мы со своей стороны настроили функционал: система отправляет на сайт информацию о плановых сроках благоустройства дворов. Вторая часть — настроили прием обращений с сайта, по этим обращениям система ставила задачи руководителям Исполнительных комитетов. Эти задачи мы реализовали за 4-6 месяцев, но пользоваться наработками сотрудники стали через 2-3 недели с момента начала работ.

Когда мы закончили с основной частью системы мы начали избавлять сотрудников программы от рутинных задач. Сделали в системе шаблоны отчетов, которые сотрудники программы предоставляют Правительству Республики Татарстан. Мы настроили автоматическую генерацию этих отчетов с возможностью кастомизации — за определенный год или за все года действия программы, по одному району или по всей республике и т. д. Кроме того, у программы Наш Двор и муниципальных районов часть средств уходила на формирование информационных стендов. На этих стендах указывалось оборудование, расположенное во дворе. Мы настроили формирование этих стендов по шаблону в формате, подходящем для печати стенда в типографии. И раз уж речь зашла о типографии, каждый год сотрудники программы Наш Двор тратили 1,5-2 месяца на создание печатного каталога оборудования. Мы настроили генерация каталога актуального оборудования, пригодного для печати в типографии. Теперь Наш Двор тратит на формирование такого каталога 10 минут. Эти задачи поступали к нам постепенно, но первые отчеты были доступны уже через несколько дней, а настройка стендов и каталога заняла меньше месяца.

Результаты

Благодаря Бипиуму, работы по благоустройству дворов сильно ускорились. Если в 2020 году проектирование начиналось в феврале-марте, а строительные работы завершались только в ноябре-декабре, то в 2021 эти сроки изменились: проектирование началось аналогично, но благодаря Бипиуму, строительные работы завершились уже в сентябре. Нашей команде удалось выиграть два месяца времени для команды президентской программы.

Сократился срок ответа на обращение. Если в начале работы программы Наш Двор с момента обращения до момента ответа от Исполнительного комитета могло пройти несколько недель, то сейчас ответ дается в среднем через 2-3 дня.

После появления системы сотрудники программы Наш Двор стали работать в комфортном для них темпе, а состояние постоянного аврала ушло из их жизни.

Скриншоты готовой системы

Учет дворов.

Учет обращений.

Отчеты.

Стенды.

Шаблон каталога.

Планы

Программа Наш Двор планирует развивать систему. Уже составлен план доработок на остаток 2022 и на 2023 года. Из приоритетных задач — создание функционала для учета и планирования мероприятий, составление рейтинга УК и ТСЖ, а также гарантийное обслуживание оборудования.

September 22, 2022
Артур Мндлян