Наша команда провела анализ сложностей, с которыми сталкиваются пользователи Бипиум при самостоятельной настройке личной системы. Сам функционал платформы не вызывает вопросов: интуитивно понятно как создавать каталоги и объекты, как формировать взаимосвязь между ними. Главная трудность в том, что пользователи НЕ МОГУТ выделить объекты приложения и объектную модель из своих бизнес-процессов.

Я зарегистрировался в Бипиум, что дальше?

Наши пользователи регистрируются на сайте, изучают уроки по настройке, переходят в систему и видят перед собой чистый лист. Как создать каталоги и связать их с другими подробно описано в на сайте , а как представить бизнес-процессы и перенести в Бипиум — должен знать сам пользователь. Здесь пользователь понимает, что изучение процессов компании требует анализа и квалификации бизнес-аналитика. Сформулируем главную проблему — СЛОЖНО анализировать БП, выделять из них объекты, соединять объекты с процессами в единую связанную систему.

Давайте немного абстрагируемся от вопроса создания систем. Сравним создание приложения со строительством дома. Прежде чем приступить к фундаменту и стенам, необходимо создать его проект. В проекте будут указаны длина, ширина, количество окон, глубина фундамента и прочие параметры. Теперь зададимся вопросом, как же создать такой проект: изучить ваши требования, учесть количество этажей, сан.узлов, человек в семье, расположение кухни, размер площади под каждую комнату. Создание приложения на платформе Бипиум и строительство дома — два одинаковых процесса, оба требуют детального анализа требований и внешних условий.

С чего начать создание системы?

Подловили тут наших разработчиков, чтобы они поделились собственным опытом. Итак, создание приложений на платформе Бипиум делится на 2 этапа:

1. Создание системы учета — приложение, в котором можно вести деятельность в ручном режиме без автоматизаций. К примеру, такая система позволяет вести учет товаров на складе, НО списание и оприходование производит сотрудник склада вручную.
2. Автоматизация рабочих процессов — замена ручных операций на автоматические. К примеру, заявки с сайта попадают сотруднику на почту, сотрудник вручную добавляет эти данные в систему учета. А при автоматизации заявки с сайта будут сразу отображаться в приложении.

Этапы создания личной системы в Бипиум

Данные этапы последовательны: нельзя начать создание системы с автоматизации, не имея систему учета. Поэтому в этой статье мы с вами разберем вопрос создания именно системы учета, а автоматизацию разберем во второй части статьи.

Как создать систему учета?

Создание системы первоначально предполагает собой анализ бизнес-процессов. Мы создали схему, которая поможет вам пошагово провести анализ процессов и перенести их в платформу Бипиум.

Создание системы учета

1 шаг. Понять, нужна ли вам вообще система?

Нам приходилось много раз слышать от клиентов подобные фразы: «Я хочу автоматизировать продажи, чтобы лучше контролировать выполнение задач менеджерами». Как можно решить этот вопрос без создания системы? К примеру, купить ежедневники для сотрудников и научить их планировать свой день. Либо просто нанять сотрудника, который будет контролировать работу менеджеров.

«Автоматизировать продажи, чтобы лучше контролировать выполнение задач менеджерами» — не цель, это бизнес-процесс, который вы хотите отобразить в приложении. Здесь необходимо копнуть глубже, например, можно использовать технику «5 почему»:

— Почему вы хотите автоматизировать продажи?
— Я хочу контролировать выполнение задач
— Почему вы хотите контролировать выполнение задач?
— Чтобы не просрочить выполнение задач
— Почему вам важно вовремя выполнять задачи по клиентам?
— Просроченные задачи ведут к штрафам для наших клиентов
— Почему нельзя допустить получение штрафа клиентами?
— Эти штрафы должны будем заплатить мы (наша компания)

Теперь нам понятна цель системы в конкретном случае — снизить количество просроченных задач менеджерами на n %. То есть все объекты и автоматизация должны работать на главную цель: напоминать сотрудникам и руководителям о дедлайнах, поступлении новых задач, информировать клиента о выполнении тех или иных поручений.

Пользуясь техникой «5 почему», ответьте себе на важный вопрос: «Нужна ли вам вообще система? Или можно решить вопрос другим способом?» Не переживайте, если не смогли выделить цель с первого раза. Это редко у кого получается, особенно если вы пытаетесь сразу охватить все отделы вашей организации.

2 шаг. Выделить объекты системы исходя из данных компании

Сначала разберемся с понятием «объект системы». Пользователь начинает прокручивать в голове процессы своей организации, которые он хочет автоматизировать: «Заявка с сайта попадает в систему, менеджер звонит клиенту и заключает контракт. После оплаты менеджер переводит сделку в статус Выдача товара». Отсюда можно сделать вывод, что пользователь хочет учитывать в системе Сделки, Менеджеров, Статусы сделок и Клиенты. Получается, что объект системы — информация, которую вы хотите учитывать. Это те данные, которые должны быть в Бипиуме.

В процессе анализа вы можете понять, что некоторые пункты не стоит выделять в объекты. К примеру, статусы сделок можно отнести к Сделкам. Вопрос выделения объектной модели подробно разобрал в вебинаре, ген. директор Бипиум, Виктор Никитин.

3 шаг. Выделить атрибуты объектов системы

Пользователь выделил объекты, после чего возникает вопрос: «А какую информацию необходимо учитывать по объекту Клиенты?» Важно учитывать ФИО клиента, номер телефона, эл.адрес, ИНН, паспортные данные — так мы выделяем атрибуты каждого из объектов.

Атрибуты объектов системы

4 шаг. Настройка системы учета

Объекты определены, атрибуты выявлены — остается перенести эти данные на платформу Бипиум. Для упрощения задачи пометьте себе, что объекты = каталоги, а атрибуты = поля.

Как создать объект? Нажмите добавить каталог и введите его название. К примеру, создали каталог Клиенты (выделено синим цветом). Как добавить атрибуты в каждый объект? Добавляете каталог, в настройках которого появятся поля, которые можно добавить в объект. К примеру, данные клиента: поля ФИО, Контакт, Статус (выделено зеленым). Настройка системы более подробно описана в нашем обучении.

Настройка собственной системы учета

Система готова. Что делать дальше?

Итак, после добавления всех объекты и атрибутов, вы получаете готовую систему учета данных. В системе можно вести данные рабочих процессов и контролировать показатели вручную. В любой момент есть возможность добавить или редактировать информацию, расширить функционал или отразить большее количество процессов. В процессе создания системы учета вы поймете какие процессы хотите автоматизировать и какие интеграции нужно создать. Смотрите вторую часть статьи, чтобы доделать систему.

P.S. Если вы загорелись идеей создания системы на нашей платформе — регистрируйтесь на сайте Бипиум. С вами свяжется наш менеджер и поможет, как минимум, в создании вашей собственной системы.