В бизнес-процессах регулярно возникают ситуации, когда после изменения данных нужно сразу сообщить об этом сотруднику или другому пользователю. Появилась новая задача, изменился статус, наступил очередной этап процесса — информация уже находится в системе, но человеку ее еще нужно передать.
В Бипиуме такую коммуникацию можно включить непосредственно в автоматизацию через компонент MAX. Тогда отправка сообщения становится одним из действий сценария и может использовать данные, которые уже хранятся в системе.
Как работает отправка сообщений через MAX
В демонстрации используется простой практический пример с каталогом задач. В записи указываются номер, описание и сотрудник, которому назначается работа. После сохранения задачи выбранному пользователю приходит сообщение от бота в MAX. Сотруднику не требуется отдельно переносить сведения из Бипиума в мессенджер.
На этом примере хорошо видно, что интеграция используется не отдельно от информационной системы, а как продолжение происходящего в ней процесса.
Откуда берутся данные для сообщения
Сообщение формируется внутри сценария Бипиума. Сначала сценарий получает запись сотрудника, которому необходимо отправить сообщение. После этого подготавливаются переменные и текст. Эти данные затем передаются компоненту MAX. Поэтому содержание сообщения определяется самой автоматизацией. В зависимости от задачи в него можно передать необходимые сведения, подготовленные на предыдущих шагах сценария. Это позволяет использовать данные записи вместо повторного ручного заполнения текста сотрудником.
Настройка компонента MAX
В компоненте выбирается авторизационный токен бота, после чего указывается необходимое действие.
Далее определяется, куда нужно отправить сообщение. В демонстрации показана возможность отправки пользователю или в групповой чат. После этого компонент получает переменные, которые были подготовлены в предыдущих шагах сценария. Таким образом, настройка разделена логически: сначала Бипиум определяет и подготавливает данные, затем компонентMAX отвечает за действие с мессенджером.
Сообщение как часть бизнес-процесса
Наиболее интересный вариант использованияMAX появляется не при разовой отправке, а при включении компонента в полноценную автоматизацию. Если в определенной точке процесса всегда нужно уведомить сотрудника, отправку можно сделать частью сценария. Сотрудник получает информацию в тот момент, когда произошедшее в системе событие дошло до соответствующего этапа автоматизации. В результате коммуникация оказывается связана с самой бизнес-логикой, а не существует рядом с ней.
Что можно передавать в сообщении
Все что хотите (спам не стоит). Текст сообщения заранее формируется сценарием.
Поэтому компания сама определяет, какую информацию необходимо получить человеку в конкретном процессе. В демонстрации отмечено, что содержимое зависит от настройки конкретной автоматизации. В сообщения могут передаваться подготовленные данные, ссылки и другие поддерживаемые элементы. Поэтому один и тот же компонент можно использовать в различных процессах, меняя содержание сообщения в зависимости от контекста.
Отправка сотруднику или группе сотрудников
Не все процессы требуют индивидуального сообщения. В компоненте MAX можно выбрать отправку конкретному пользователю либо в групповой чат. Это позволяет использовать один механизм как для персональных уведомлений, так и для коммуникаций с командой. Конкретный вариант выбирается исходя из того, как устроен бизнес-процесс.
Демонстрация настройки
В демонстрации можно увидеть весь пример целиком: создание задачи в Бипиуме, выбор ответственного сотрудника, получение сообщения в MAX и настройку соответствующего сценария. Отдельно разбирается логика подготовки данных и сам компонент MAX — выбор токена, действия, направления отправки и передаваемых переменных.
Посмотреть практическую настройку можно на форуме Бипиума: https://forum.bpium.ru/d/73-otpravka-soobscheniy-v-max
Где использовать интеграцию
Компонент можно включать в те процессы, где после определенного события требуется формализованная коммуникация с сотрудником или пользователем. Практический пример с задачами — один из вариантов. Общий принцип остается тем же: событие происходит в Бипиуме, сценарий получает данные, формирует сообщение и использует MAX как канал взаимодействия. Так коммуникация становится еще одним автоматизированным действием информационной системы.
