В вашей системе нужно согласовывать оплаты из различных источников с руководителем. Используйте готовое решение Бипиума для понимания всех расходов вашей компании.

Бипиум позволяет:

• Хранить все оплаты в одном месте.
• Автоматизировать процесс согласования оплат с руководителем.
• Уведомлять ответственных сотрудников о создании оплат в системе.

Как это будет выглядеть у вас

Заявки на оплату фиксируются в каталоге «Заявки на оплату». При создании записи указываются параметры заявки (счет, сумма) и ответственный, который должен ее согласовать. После создания заявки согласование может проводить только сотрудник, указанный в поле «Ответственный»:

Если ответственный сотрудник согласует оплату, то в каталоге «Оплаты» создается новая запись. Статус заявки переводится в значение «Оплата создана» и сотрудники больше не могут редактировать эту запись:

При создании записи оплаты на адрес электронной почты ответственного сотрудника приходит уведомление о создании новой оплаты:

Созданная запись оплаты выглядит следующим образом:

Статус оплаты отслеживает текущее состояние оплаты, только ответственный за оплату сотрудник может изменять его.

После указания статуса «Оплачено» оплата считается совершенной и никто, включая ответственного, не может редактировать запись. То же самое происходит при статусе оплаты «Отказ»:

Если сумма заявки на оплату меньше 100 000, то этап согласования минуется и оплата создается сразу. Остальные этапы аналогичны этапам выше. При необходимости, вы можете убрать это ограничение и согласовывать каждую оплату (или изменить его величину).

Принцип работы

Заявитель оставляет запись в каталоге «Заявки на оплаты». В данном примере стоит ограничение по сумме: если она менее 100 000 руб., то оплата создается автоматически, без согласования. Если сумма больше – то для создания оплаты требуется согласование ответственного лица.

После создания оплаты ответственному за согласование лицу приходит уведомление и платёжная квитанция на его адрес электронной почты.

Рассказали как сделать функцию в статье «Как автоматизировать оплату счетов на Бипиуме»