В вашей системе нужно согласовывать оплаты из различных источников с руководителем. Используйте готовое решение Бипиума для понимания всех расходов вашей компании.
Бипиум позволяет:
- Хранить все оплаты в одном месте.
- Автоматизировать процесс согласования оплат с руководителем.
- Уведомлять ответственных сотрудников о создании оплат в системе.
Как это будет выглядеть у вас
Заявки на оплату фиксируются в каталоге «Заявки на оплату». При создании записи указываются параметры заявки (счет, сумма) и ответственный, который должен ее согласовать. После создания заявки согласование может проводить только сотрудник, указанный в поле «Ответственный»:
![](https://cdn.prod.website-files.com/63457bdec59a41792504b512/63875ecaf1a3f3ead244e586_pHB08HAlvLnjSL3b8wRBjJ3FKuyB3IhlhC5tWQQsQ2ctjkCH2InGq-Fef_bnxmJiFLSSxmRHfPWYKNroPrq5UZOzPWaH5CstaIyEF_wq7xXXt7Urrk_rhS6jTN1mGZ86_yofd_vpzdLwNIO2M1UzH5791MURV37l8mauDM8fWBTGOLDpJoh7Jg6s81B5xA.png)
Если ответственный сотрудник согласует оплату, то в каталоге «Оплаты» создается новая запись. Статус заявки переводится в значение «Оплата создана» и сотрудники больше не могут редактировать эту запись:
![](https://cdn.prod.website-files.com/63457bdec59a41792504b512/63875eca811f6a14c3b67a8c_0bQz2dPbRXgAwJyTrtJLvETToOmjqD_46gE5Jy8_jB5T9crTeSlWXVB5_dXRArDibJmhPGcLzxUSEnorNAaKgKRzf-TckkQXHexarO9Oj72boVIb1E1tregtw3IjFDpandOj05TeqUdJoveDp6WvbW50GjMZhOMYGqDyr_r_w862bF9buUTV_FhqnRZ47A.png)
При создании записи оплаты на адрес электронной почты ответственного сотрудника приходит уведомление о создании новой оплаты:
![](https://cdn.prod.website-files.com/63457bdec59a41792504b512/63875ecaad75cac3930250e0_kQJ7sd0kH2pZj7NjE8iXZD2Zke0E7l4_fU3RebYc2y9f8HWeRt6zdRx8cIgdsGDXyg6uB7quKYAaMFqRbFcZpfaEhGOnSe7KS92XwY-Por0ZG-Jj9s87ik365meNXChr_D5YrU8Xdmlutwr1LtKvzGsRQqEw1pHK0Uv-9g6MYq9Ni6cBPaclIS5Lszalxg.jpeg)
Созданная запись оплаты выглядит следующим образом:
![](https://cdn.prod.website-files.com/63457bdec59a41792504b512/63875eca1faed24c4a8fc8e8_GQiQGxggaFtxHz6ntObweyWgNCG_Y2KqK21JrlGsPht8mTN69_STqvg8HKRY9JPROCElY9AGQj8KifgYD9_2On0QFoXXwjTljeCBUexus1x0dAUBYlvOO7cYNqAhYhsyBWZaEu2JC4y-UuQYhdVxVNPn_d4DnmrBEK_MJSSC-yKPBvPtCMSY48ncZi_Org.png)
Статус оплаты отслеживает текущее состояние оплаты, только ответственный за оплату сотрудник может изменять его.
После указания статуса «Оплачено» оплата считается совершенной и никто, включая ответственного, не может редактировать запись. То же самое происходит при статусе оплаты «Отказ»:
![](https://cdn.prod.website-files.com/63457bdec59a41792504b512/63875ecab8d00710d10be08f_1b_GNCmz_UkTaFUaoxSF9g_4AnRh_b2J-5g7t30j7IzEF7wmpqO-D_lIFOpuOxIzmyB6TLB0hueFV90jUov1VT89taUyQwx-vAZn7tQwk56PNmJTf06co9_GOCm3kpFP14sliIfVxu48uTvdrKjgihjKFJXXRyVsGGn3dQVwpwEqQGUo8yBhUs8e8hFlbw.png)
Если сумма заявки на оплату меньше 100 000, то этап согласования минуется и оплата создается сразу. Остальные этапы аналогичны этапам выше. При необходимости, вы можете убрать это ограничение и согласовывать каждую оплату (или изменить его величину).
Принцип работы
![](https://cdn.prod.website-files.com/63457bdec59a41792504b512/63875ecaeb732528f3f2f5f5_yxhNWhbwaotz1ggrcaQQqtdeU52k2HLRxpK8KomJ_C3iX43xATCkgqOcCyMjlB8UkLWmQXIC7CZdvNCJOTN_YylEtO6P1YARNTVOaT_FWxeCwfudZ_P9M1rbVbmuii211a3RVQMTynwEtoDs8doOWRm97LvS10c-sdAOL6Hr12nyqZa594RvSs5WaSIGFA.png)
Заявитель оставляет запись в каталоге «Заявки на оплаты». В данном примере стоит ограничение по сумме: если она менее 100 000 руб., то оплата создается автоматически, без согласования. Если сумма больше – то для создания оплаты требуется согласование ответственного лица.
После создания оплаты ответственному за согласование лицу приходит уведомление и платёжная квитанция на его адрес электронной почты.
Рассказали как сделать функцию в статье «Как автоматизировать оплату счетов на Бипиуме»