Краткое резюме

Заказчик — Клуб IT-директоров «я-ИТ-ы». Клуб организует мероприятия для IT-управленцев по всей стране, ведет статистику активности своих членов. На мероприятиях Клуба можно познакомиться с людьми из IT-сферы и узнать о самых последних тенденциях.

Для их деятельности была разработана система по ведению учета партнеров и членов Клуба, их активностям (в виде баллов за посещения мероприятий); по обработке заявок на мероприятия и итогов их проведения.

Цели

Клубу важно поддерживать тесную связь со своими участниками, оперативно сообщать о новостях и мероприятиях. Администрация Клуба анонсирует мероприятия через свой сайт, написанном на Битриксе, где у каждого члена клуба есть свой личный кабинет. Учет всей деятельности Клуба ведется в гугл-таблице.

Первая проблема, с который столкнулся заказчик, это невозможность избавиться от рутинных действий. За посещения мероприятий или за другие активности всем участникам клуба начисляются баллы (рейтинг) и алтыны (внутренняя валюта). Администрации Клуба приходится вручную подсчитывать баллы и алтыны после каждого мероприятия участников. Алтыны сгорают, если человек в течение полугода не участвовал в мероприятиях Клуба. За датами последней активности тоже следят вручную, из-за чего возникали ошибки и просроченные списания.

Вторая проблема — это невозможность актуализировать базу людей в гугл-таблицах с базой на серверах Битрикса, так как не было прямой связи между двумя базами.

Третья проблема — подрядчики со стороны сайта долго обрабатывают запросы, невозможно быстро и оперативно внести изменения в функционал, логика работы сайта во многом ограничена. Зато в админке сайта много избыточной информации, которой никто не пользуется.

Решение

Первым этапом был реализован функционал по обработке заявок на мероприятия. Заявки должны попадать в систему через сайт, на почту заявителю отправляется анкеты в формате web-формы, после заполнения анкеты администрация Клуба принимает решение о принятии или отклонении заявки. По итогу принятого решения заявителю направляется письмо.

Первые трудности возникли при интеграции с сайтом, команда подрядчиков со стороны Битрикса долго не выходила на связь с заказчиками и командой наших    разработчиков, после были оттягивания сроков запуска начало работ. Когда работы наконец начались — тут же появились сложности, одна из крупных технических проблем при интеграции: некорректное поведение сервера Битрикса при отправке стандартного заголовка «Accept-Encoding» для получения данных. Спустя месяц подрядчик со стороны сайта смог решить эту проблему.

Настройка структуры системы и всех необходимых автоматизаций для облегчения проведения мероприятий заняли у команды около 2 недель, на интеграцию с сайтом потребовалось 2.5 месяца.

Одновременно с этим произошло импортирование базы IT-управленцев из гугл-таблиц в систему. Двусторонняя интеграция с Битриксом позволила наконец объединить и актуализировать данные.

Вторым этапом проекта стала реализация функционала по принятию новых людей в члены клуба. Кандидаты проходят первичную регистрацию на сайте, их кандидатуры попадают в систему, если их одобрят — на почту отправляется письмо со стандартным паролем для продолжения регистрации. На сайте одобренный кандидат заполняет анкету, данные из анкеты приходят сразу в систему. Тут сложность была связана с затянувшимися сроками проекта, из-за отклонения по планам многие сотрудники администрации Клуба (работа над проектом начала в последних числах мая, а подошла к завершению только в августе) ушли в отпуск, а некоторые бизнес-процессы за это время изменились. Поэтому пришлось снова проводить анализ, собирать требования. На доработку системы вместе со вторичным сбором требований ушла примерно 1 неделя.

На разработку концепции и создание системы ушло чуть больше 3-х месяцев. 

Результат

В результате заказчик получил инструмент для ведения работы Клуба. Система позволила избавиться от рутинных задач: начисление и списание баллов/алтынов, формирование писем-приглашений и писем-отказов, отправка анкет и e-mail сообщений, автоматическое принятие одобренных кандидатов в члены клуба (при наборе от 6 и более баллов).

У заказчика появилась единая база it-управленцев, актуальность информации которой постоянно обновляется посредством заполнения анкет. Информация по активностям (баллам) автоматически попадает на сервера Битрикса и отображается на сайте.

Кроме того облегчилась работа по переводу алтынов от одного ЧК к другому, теперь все операции по алтынам зафиксированы в системе.

Планы

В дальнейшем заказчик планирует доработать функционал по работе с партнерами, избавиться от ручной работы: формирование КП, отправка первичных сообщений.

Автоматизировать переход людей по лестнице достижений Клуба: при наборе определенных ачивок, человек автоматически будет получать новые медали, знаки отличия, переходить по статусам.

В планах также расширить работу по принятию в ЧК. На данный момент согласование кандидатов с региональными представителями проходит через электронные почты и мессенджеры, в дальнейшем планируется перенести этап согласования полностью в систему.