Когда данных в каталоге становится несколько сотен или тысяч, массовые изменения быстро превращаются в отдельную задачу. Одни записи нужно обновить, у других изменить отдельные поля, а часть информации может относиться к объектам, которых в системе еще нет. Редактировать такие данные вручную — значит тратить время на однотипные операции и при этом постоянно контролировать, чтобы ничего не пропустить.
В Бипиуме такой процесс можно настроить с помощью сценария автоматизации. Пользователь работает с привычным Excel-шаблоном, а система самостоятельно определяет, что делать с каждой строкой.
Подготовьте Excel-шаблон
Для импорта создается отдельный каталог, в котором хранится шаблон массового изменения. В нем перечисляются поля целевого каталога: ID записи, наименование, статус, стоимость и другие необходимые значения.
Отдельно добавляется поле для загрузки Excel-файла и кнопка запуска сценария. Для контроля результата можно предусмотреть поле, в которое будут записываться ошибки.
Используйте ID для поиска записи
ID позволяет связать строку Excel с конкретной записью в Бипиуме. Если идентификатор указан, сценарий ищет соответствующую запись и передает ей новые значения. Если ID отсутствует, строка обрабатывается как новая запись. За счет этого один файл может содержать одновременно изменения существующих данных и новые записи.
Проверьте файл перед запуском
После нажатия кнопки запуска сценарий сначала проверяет входные данные. В частности, он убеждается, что Excel-файл загружен и необходимые поля заполнены. Если обнаруживается ошибка, сценарий записывает информацию о ней в запись импорта. Это позволяет пользователю понять результат обработки, не проверяя вручную каждый этап автоматизации.
Преобразуйте Excel в данные
Загруженный файл преобразуется в JSON. После этого сценарий получает структуру целевого каталога и формирует соответствие между колонками Excel и полями Бипиума.
Например, колонка A может использоваться для ID, колонка B — для наименования, а следующие колонки — для статуса, стоимости или даты.
Обработайте строки по очереди
После подготовки маппинга сценарий проходит по всем строкам Excel. Для каждой строки он разбирает значения с учетом типов полей и формирует набор изменений. Если ID найден, вызывается изменение существующей записи. Если соответствующей записи нет, создается новая.
Меняйте только нужные поля
Заполнять все столбцы для каждой строки необязательно. Можно изменить только те значения, которые действительно требуют обновления. Например, для одной записи изменить статус, для другой — статус и стоимость, а для третьей создать новый объект с заданными значениями.
Работайте с датами
Сценарий также может обрабатывать поля с датами. В демонстрации отдельно проверяется передача даты из Excel в каталог. Это позволяет использовать один механизм не только для текстовых полей и числовых значений, но и для более разнообразной структуры данных.
Получите результат импорта
После обработки всех строк сценарий фиксирует успешное завершение. Если на отдельных этапах возникают ошибки, они сохраняются в предусмотренном поле. Пользователь в результате получает понятный статус операции, а не просто факт загрузки файла.
Когда это удобно
Такой способ особенно полезен при массовом обновлении каталогов, миграции данных, корректировке большого количества записей и регулярной работе с таблицами, которые готовят сотрудники. Вместо последовательного редактирования записей пользователь подготавливает изменения в Excel, загружает один файл и запускает сценарий.
Посмотрите демонстрацию
На форуме Бипиума опубликован пример массового изменения записей через импорт. В нем показаны подготовка Excel, обновление существующих записей, создание новых и обработка дат.
Смотреть демонстрацию на форуме Бипиума
