Регулярные встречи часто приходится создавать по одному сценарию: выбрать проект, указать дату и время, добавить участников, назначить ответственного, определить формат и продолжительность. Если такие встречи проходят каждую неделю или каждый месяц, повторять одни и те же действия вручную нет необходимости.
В Бипиуме для этого можно вынести правила проведения встреч в отдельный каталог. В нем задается периодичность и параметры события, а сценарий по расписанию проверяет эти правила и создает необходимые записи в каталоге встреч.
Создайте отдельный каталог для правил встреч
Первый шаг — отделить правила планирования от самих встреч. Для этого в Бипиуме создается каталог «Планирование встреч».
Его записи описывают не конкретные события, а условия, по которым они должны появляться. Это позволяет хранить расписания централизованно и менять их в одном месте.
Отдельно остается каталог «Встречи», куда сценарий будет добавлять конкретные записи.
Такое разделение особенно удобно для регулярных событий: правило существует постоянно, а конкретные встречи создаются по мере наступления нужного периода.
Задайте периодичность
В записи планирования необходимо указать, как часто должна проходить встреча.
В демонстрации используется планировщик, в котором задается периодичность, день недели и время. Например, можно описать встречу, которая должна проходить по пятницам в 16:00.
Периодичность является частью правила. Пользователю не требуется каждый раз создавать новую запись только для того, чтобы сообщить системе о следующей встрече.
Заполните параметры встречи
После расписания указываются параметры самого события.
В демонстрации задаются проект, повестка, ответственный и участники. Затем выбирается тип встречи. Для офисной встречи дополнительных параметров онлайн-подключения не требуется, а для онлайн-формата можно указать ссылку.
Также задается продолжительность встречи.
В результате одна запись каталога содержит все основные сведения, которые понадобятся сценарию при создании будущей встречи.
Сохраните правило
После заполнения записи ее не нужно воспринимать как уже созданную встречу. Это правило, которое сообщает автоматизации, какое событие необходимо создавать и по какому расписанию.
Например, если команда проводит встречу каждую пятницу, в каталоге достаточно один раз указать день недели, время, проект, участников и остальные параметры.
При необходимости запись можно изменить позже.
Настройте запуск сценария
Следующий элемент — планировщик. В демонстрации он запускает сценарий по расписанию, например в понедельник в 5 утра.
После запуска сценарий обращается к каталогу «Планирование встреч» и проверяет правила.
Здесь важно разделение ответственности: планировщик определяет момент проверки, а каталог планирования содержит данные о том, какие встречи нужно создавать.
Создавайте встречи автоматически
После обработки правил сценарий создает соответствующие записи в каталоге «Встречи».
Поля создаваемой встречи заполняются на основе параметров правила: проект, повестка, ответственный, участники, формат, время и продолжительность.
В демонстрации после ручного запуска сценария каталог обновляется, и в нем появляется новая встреча с теми параметрами, которые были указаны в записи планирования.
Проверяйте результат
При настройке автоматизации удобно сначала запустить сценарий вручную. Это позволяет проверить, корректно ли создаются записи и передаются ли в них нужные значения.
Именно так построена демонстрация: после запуска сценария каталог «Встречи» обновляется, а созданная запись содержит параметры исходного правила.
После проверки сценарий можно оставить на запуск по расписанию.
Изменяйте правила в одном месте
Одно из преимуществ такой структуры — централизованное управление.
Если регулярную встречу необходимо перенести, изменить ее параметры или скорректировать состав участников, изменения вносятся в соответствующую запись планирования.
Вместо ручного поиска будущих событий сотрудник работает с исходным правилом, которое используется автоматизацией.
Используйте ту же модель для других регулярных процессов
Каталог планирования можно рассматривать как отдельный уровень управления повторяющимися событиями.
Конкретная демонстрация посвящена встречам, однако сама схема применима к другим объектам, которые должны регулярно создаваться по заданным правилам. Что именно будет создавать сценарий, зависит от структуры конкретного процесса.
Главное — сначала описать правило, а затем передать его выполнение автоматизации.
Посмотрите готовую демонстрацию
На форуме Бипиума опубликована полная демонстрация настройки автоматического планирования регулярных встреч. В ней показаны структура каталога, настройка периодичности, параметры встречи, планировщик и сценарий создания записей.
Посмотреть демонстрацию «Планирование встреч»
