Электронное письмо в рабочем процессе обычно появляется не само по себе. Сначала создается заявка, меняется статус заказа или происходит другое событие, после которого клиенту нужно что-то сообщить. Если отправку оставить сотруднику, автоматизированный процесс заканчивается там, где начинается коммуникация: менеджеру приходится заметить событие, открыть почту, найти нужный адрес и подготовить сообщение.

В Бипиуме отправку можно связать непосредственно с событием в системе. В этой инструкции разберем настройку на примере каталога заявок: после создания записи формируется уведомление, в него передаются данные клиента, а затем сообщение автоматически отправляется на указанную электронную почту. При этом почтовая отправка выносится в отдельный сценарий, поэтому один механизм можно использовать для разных процессов.

Подготовьте каталог заявок с электронной почтой клиента

Начнем с исходного процесса, из которого должно запускаться уведомление. В демонстрации используется каталог заявок. В записи есть номер заявки, фамилия, имя и отчество клиента, электронная почта и тип товара, который он хочет заказать.

Ключевым для нашего сценария является поле с электронной почтой. Именно его значение впоследствии будет передано в каталог уведомлений и использовано как адрес получателя.

На этом этапе не требуется добавлять в каталог отдельную логику отправки писем. Заявка должна выполнять свою основную задачу — хранить данные обращения. Отправку вынесем в следующий уровень сценария, чтобы не связывать бизнес-процесс с конкретным каналом коммуникации.

Когда структура заявки готова, можно перейти к созданию промежуточного слоя, через который будут проходить сообщения.

Создайте каталог, в котором будут храниться уведомления

Для обработки сообщений создается отдельный каталог уведомлений. В нем хранятся данные, необходимые для отправки: текст сообщения, тема, получатель и способ отправки.

Такое разделение позволяет не добавлять почтовый компонент непосредственно в каждый сценарий. Сценарий заявки только сообщает, что необходимо отправить уведомление, а уже отдельный обработчик занимается его доставкой.

В демонстрации каталог уведомлений ранее использовался для отправки сообщений через MAX. Для электронной почты его структура немного расширяется: появляется возможность указать соответствующий канал и передать адрес клиента.

После этого можно связать создание заявки с созданием записи в каталоге уведомлений.

Настройте сценарий, который формирует уведомление после создания заявки

Теперь создадим сценарий, который будет запускаться по событию создания записи в каталоге заявок.

В демонстрации этот сценарий называется «Отправка уведомлений на почту о регистрации заявки». Его задача состоит не в непосредственной отправке письма, а в подготовке данных для уведомления.

Сценарий состоит из двух основных компонентов. Сначала компонент назначения переменных формирует необходимые значения. Затем компонент «Создать запись» добавляет новое уведомление в соответствующий каталог.

Так между заявкой и отправкой письма появляется промежуточный этап. Это позволяет сначала собрать сообщение, а уже потом передать его универсальному обработчику.

Передайте в уведомление получателя, тему и текст сообщения

После запуска сценария необходимо сформировать содержимое будущего письма.

В компоненте назначения переменных можно подготовить текст сообщения и подставить в него данные текущей заявки. В демонстрации в письмо передается имя клиента, поэтому получатель видит персональное обращение.

Затем при создании записи в каталоге уведомлений передаются тема сообщения и сам текст. Электронную почту также берем из исходной заявки.

В итоге новая запись содержит все основные параметры будущего письма. При этом исходный сценарий по-прежнему ничего не знает о SMTP или настройках почтового сервера — он только подготовил уведомление.

Теперь нужно определить, каким способом это уведомление будет отправляться.

Добавьте в каталог уведомлений выбор способа отправки

Поскольку в исходной демонстрации каталог уже использовался для сообщений через MAX, его можно использовать и для электронной почты.

Для этого добавляется поле, в котором указывается способ отправки. В рассматриваемом варианте доступны два значения: MAX и электронная почта.

Для почтового уведомления дополнительно указывается адрес клиента. Для MAX используется соответствующий идентификатор.

Теперь одна запись каталога описывает не только само сообщение, но и маршрут его доставки. Следующий сценарий сможет посмотреть на это значение и выбрать нужный компонент.

Настройте сценарий обработки уведомлений

После создания записи в каталоге уведомлений автоматически запускается сценарий ее обработки. Именно здесь происходит фактическая отправка сообщения.

В начале сценария задаются параметры учетной записи, через которую будет отправляться почта. Далее код подготавливает данные для отправки и определяет получателя.

Такой сценарий можно использовать независимо от того, из какого каталога пришло уведомление. Заявка, заказ или другое событие могут создавать записи одного формата, а обработчик будет работать с ними одинаково.

После подготовки данных остается определить, какой канал использовать для конкретной записи.

Определите получателя в зависимости от выбранного канала

В компоненте кода выполняется проверка способа отправки.

Если в записи выбран MAX, сценарий берет MAX ID из соответствующего поля. Если выбран другой вариант, используется электронная почта клиента.

Полученное значение передается в объект output вместе с другими параметрами сообщения. Перед отправкой также выполняется проверка заполненности необходимых полей.

Такая логика позволяет использовать один сценарий для нескольких каналов. При добавлении новой заявки не требуется заново настраивать отправку — достаточно создать уведомление с нужным способом доставки.

После определения канала можно переходить непосредственно к настройке электронной почты.

Настройте отправку письма через SMTP

Для отправки письма используется стандартный SMTP-компонент.

В демонстрации в качестве почтового сервиса используется Mail.ru, поэтому указывается SMTP-сервер smtp.mail.ru и порт 465. Если используется другой сервис, параметры подключения необходимо заменить на соответствующие настройки этого сервиса. Например, для Яндекса используется собственный SMTP-сервер.

Логин и пароль берутся из переменных, подготовленных в начале сценария. Далее указываются параметры самого письма: отправитель, адрес для ответа, получатель, тема и текст сообщения.

Получатель, тема и содержание уже были подготовлены ранее в объекте output, поэтому компонент отправки получает их непосредственно оттуда.

На этом этапе техническая часть отправки настроена, но остается предусмотреть результат выполнения операции.

Добавьте обработку результата отправки

Автоматическая отправка должна учитывать не только успешный сценарий. Если почтовый сервер недоступен, учетные данные указаны неправильно или возникает другая ошибка, системе необходимо зафиксировать этот результат.

В демонстрации для компонента отправки предусмотрен выход по ошибке. Если отправка не состоялась, сценарий завершается с соответствующим результатом.

При успешной отправке в записи уведомления устанавливается статус «отправлено».

Благодаря этому каталог уведомлений хранит не только сообщение, которое нужно было отправить, но и информацию о результате его обработки.

Проверьте работу сценария на тестовой заявке

После настройки всех компонентов можно проверить сценарий на реальной тестовой записи.

Для этого создаем заявку, заполняем данные клиента и указываем электронную почту. После сохранения запускается сценарий, который формирует запись в каталоге уведомлений.

Затем обработчик определяет выбранный способ отправки. Поскольку в тестовом примере указан адрес электронной почты, сообщение передается в почтовый компонент.

В демонстрации на тестовый адрес приходит письмо от учетной записи, настроенной для отправки сообщений из Бипиума. В нем отображается подготовленный текст: обращение к клиенту и информация о регистрации заявки.

Таким образом, весь процесс проходит без дополнительного действия сотрудника: создание заявки становится событием, которое запускает формирование и отправку уведомления.

Что дает такая схема

После настройки почтового сценария его не обязательно создавать заново для каждого каталога. Если другой процесс должен отправлять уведомление по электронной почте, ему достаточно сформировать запись в каталоге уведомлений и передать необходимые параметры.

За непосредственную отправку отвечает уже существующий обработчик. Поэтому логика бизнес-процесса и техническая логика доставки остаются разделенными.

В исходной демонстрации этот же каталог используется для двух каналов — MAX и электронной почты. Такой подход позволяет добавлять уведомления в разные процессы без копирования всей настройки отправки.

Демонстрация настройки: «Отправка сообщений на электронную почту» на форуме Бипиума

‍