Ответы клиентов по электронной почте часто остаются в почтовом ящике и не попадают в рабочую систему вовремя. Из-за этого сотрудникам приходится вручную отслеживать новые сообщения, искать связанные заявки и переносить информацию в Бипиум. Такой процесс отнимает время, зависит от внимательности конкретного человека и повышает риск пропустить важное письмо или задержать его обработку.
В Бипиуме такой процесс можно автоматизировать. Сценарий периодически обращается к почтовому ящику, получает новые непрочитанные сообщения и создает по ним записи в отдельном каталоге. В результате электронная почта становится источником данных для дальнейшей обработки.
Создайте каталог для хранения входящих писем
Первым элементом схемы является каталог, в котором будут храниться полученные сообщения. В демонстрации он называется «Письма из почты». Каталог выполняет роль структурированного хранилища входящей корреспонденции. Вместо того чтобы каждый раз возвращаться к почтовому ящику, сотрудник получает записи внутри Бипиума и может использовать их в дальнейшей работе.
Настройте подключение к почте через IMAP
Для получения сообщений используется протокол IMAP. В демонстрации для подключения указан порт 993. Логин и пароль передаются в компонент получения почты.В критериях поиска оставлена стандартная настройка — сценарий получает непрочитанные сообщения. Это означает, что при очередной проверке в обработку попадают именно новые письма, которые еще не были прочитаны.
Задайте переменные для обработки нескольких писем
Количество новых сообщений заранее неизвестно, поэтому сценарий использует цикл. Для него задаются две переменные: i и letterCount. В начале i получает значение 0, а letterCount — 1. Последнее значение используется для того, чтобы сценарий гарантированно вошел в цикл при первом запуске. После получения почты переменная letterCount заменяется фактическим количеством найденных сообщений.
Затем сценарий последовательно обрабатывает письма, увеличивая i после каждой итерации.
Проверьте, найдено ли новое письмо
Планировщик может запускать сценарий регулярно, даже если новых писем в этот момент нет. Поэтому после получения почты выполняется проверка переменной letter. Если письмо найдено, создается новая запись в каталоге «Письма из почты». Если сообщения нет, дальнейшая обработка не выполняется. Такой контроль нужен именно из-за периодического запуска: отсутствие нового письма является нормальным состоянием, а не ошибкой процесса.
Запустите проверку почты по расписанию
В демонстрации сценарий запускается планировщиком задач каждые пять минут. Планировщик передает управление сценарию, который проверяет почтовый ящик и обрабатывает найденные сообщения. Это позволяет организовать фоновую проверку почты без ручного запуска. Интервал можно определить исходя из требований конкретного процесса.
Сохраните полученное письмо в каталоге
После обработки письмо превращается в запись каталога. В нее передаются значения, которые возвращает компонент получения почты. В демонстрации после отправки ответа клиента на исходное письмо новое сообщение появляется в каталоге «Письма из почты». В теме сохраняется номер заявки, поэтому уже на уровне полученного сообщения присутствует информация, которая потенциально может использоваться для дальнейшего связывания.
Добавьте дальнейшие действия для обработки писем
Получение письма — базовая версия процесса. После создания записи можно добавить дополнительные действия. Например, система может уведомлять сотрудников о появлении нового сообщения или использовать данные письма для дальнейшей обработки заявки. Конкретная логика зависит от того, как организована работа с электронной почтой в компании. В одном процессе достаточно сохранить письмо, в другом потребуется распределять сообщения между сотрудниками и связывать их с объектами рабочего учета.
Посмотрите практическую демонстрацию настройки
Полная настройка сценария получения сообщений показана в демонстрации Бипиума на форуме
Материал показывает не только сам результат, но и логику сценария: подключение к почтовому ящику, получение непрочитанных сообщений, обработку цикла, проверку наличия письма и создание записи в каталоге. Связка электронной почты с Бипиумом позволяет перенести входящую корреспонденцию из почтового ящика в структурированный рабочий процесс. В базовом варианте достаточно каталога для писем, сценария получения сообщений и планировщика.
Дальше эту основу можно расширять в соответствии с процессом компании: связывать письма с заявками, уведомлять ответственных и добавлять собственные правила обработки входящей корреспонденции.
