Краткое резюме

Кулинарное издательство — часть крупного холдинга, занимается написанием кулинарных статей для своего сайта.

Для сотрудников Кулинарного издательства мы настроили информационную систему, которая систематизировала процесс написания материалов в компании. К кулинарным материалам относятся новости, статьи и блоги. Реализованный функционал помогает вовремя публиковать материалы, избегать дублирования статей, ошибок в тексте и собирать статистику по уже опубликованным материалам. 

Цели

Снижение репутации компании — основная проблема, с которой столкнулось Кулинарное издательство. Разберем, как это произошло.

Работа над каждым этапом написания материала сопровождается ее согласованием смежными отделами. Ранее сотрудники обменивались файлами и комментариями через почтовые сервисы, что приводило к длительному ожиданию ответов, потере писем и путаннице в огромном количестве файлов, а уход одного сотрудника в отпуск полностью останавливал процесс работы над материалом. Отсутствие прозрачности в работе увеличивало сроки публикации материала, а то, что публиковалось уже никому не было интересно.

Любая статья требует экспертной оценки. В компании возникали ситуации, когда авторы просто забывали согласовать материал с другими отделами или сторонними экспертами. Фактические ошибки в тексте провоцировали рост негативных отзывов, показывали читателям некомпетентность сотрудников компании и, впоследствии, снижали просмотры статей. 

Ведение учета материалов в разных сервисах не позволяет должным образом собирать статистику по статьям, оценивать и оптимизировать форматы работы. Такой подход не дает компании развиваться и даже оставаться на плаву.

Решение

В процессе изучения деятельности компании мы выявили, что при написании материала сотрудники выполняют ряд задач. К ним относятся, например, формирование технического задания, написание текста материала или подбор изображений. Сотрудники не могут приступить к выполнению одной задачи, не завершив предыдущую: невозможно выполнить проверку статьи на орфографические ошибки, если ещё не написан ее текст. 

Такой подход привел нас к реализации следующего функционала: мы выделили задачи, которые сотрудники выполняют, работая над одним материалом, и объединили их в этапы. Перед публикацией материала сотрудники должны выполнить 4 этапа. Важно, что система не позволит начать выполнение второго этапа, если еще не завершен первый. Завершить первый этап можно только выполнив все задачи этого этапа. С задачами так же: чтобы перейти к новой, нужно выполнить предыдущую. То есть каждый этап содержит ряд задач, которые можно выполнить только постепенно.

Некоторые задачи требуют согласования результатов смежными отделами. Мы настроили систему так, чтобы только при успешном согласовании результатов выполнения задачи, сотрудники могли приступить к работе над следующей.

Для того чтобы сотрудники были в курсе новых задач, мы интегрировались с почтовым сервисом и одним из мессенджеров, куда сотрудникам приходят уведомления о необходимости выполнить задачу.

Результаты

Внедрение информационной системы помогло вернуть и даже повысить репутацию компании: оптимизация работы сотрудников компании за счет прохождения материалов через фиксированный пул задач привела к росту качества материалов, увеличению количества просмотров и положительных отзывов.

Планы

В дальнейшие планы входит начало ведения учета результатов публикации материалов. Сбор данных о посещаемости и отзывах читателей поможет провести аналитику, скорректировать этапы работы и улучшить процесс написания материалов.