BPM (Business Process Management) - концепция процессного управления организацией. BPM-системы призваны осуществлять программную поддержку такой концепции. В статье разберем задачи и функции BPM.

Что такое BPM и BPMS

BPM (Business Process Management) — это метод управления организационными процессами, которые включают в себя планирование, моделирование, автоматизацию, выполнение, мониторинг и оптимизацию бизнес-процессов. Цель BPM заключается в том, чтобы повысить эффективность бизнес-процессов, улучшить контроль над ними, сократить издержки и время на их выполнение. 

BPMS (Business Process Management System) — это программное обеспечение, которое предназначено для управления бизнес-процессами в организации. В рамках таких систем можно создавать, администрировать и мониторить рабочие процессы, автоматизировать рутинные операции, улучшать коммуникацию и совместную работу сотрудников, а также предоставлять аналитическую отчетность о ходе выполнения процессов.

Кому нужна BPM-система

BPM системы нужны компаниям, которые имеют сложные бизнес-процессы и большое количество сотрудников. Они пригодятся для автоматизации, оптимизации и контроля данных внутри компании. Обычно BPM системы используются в средних и крупных компаниях, которые имеют множество отделов, задействованных во множестве разнообразных функций, и работают с большим объемом информации и заявок, которые требуется эффективно распределять и контролировать.

Компаниям в различных отраслях, таких как финансы, производство, здравоохранение, телекоммуникации, ритейл и многих других, могут потребоваться BPM системы для улучшения операционной деятельности, повышения производительности, сокращения времени выполнения задач, улучшения качества обслуживания клиентов, сокращения издержек и улучшения управления рисками.

Однако перед внедрением BPM системы необходимо провести анализ бизнес-процессов компании, определить цели и ожидаемые результаты, выбрать подходящее ПО и обеспечить правильное внедрение и обучение сотрудников.

Задачи и функции BPM

BPM системы выполняют ряд задач и функций, направленных на автоматизацию и оптимизацию бизнес-процессов компании. Ниже перечислены основные задачи и функции BPM систем:

1. Моделирование бизнес-процессов: BPM системы позволяют компаниям создавать модели бизнес-процессов, которые отображают последовательность операций, участников и ресурсы, необходимые для выполнения процесса. Это помогает компаниям понять текущие процессы, выявить узкие места и возможные улучшения.
2. Автоматизация выполнения задач: BPM системы автоматизируют выполнение рутинных задач, уменьшая необходимость ручного вмешательства сотрудников. Это позволяет ускорить выполнение процессов и снизить вероятность ошибок.
3. Управление потоком документов и информации: BPM системы обеспечивают централизованное хранение и управление документами и данными компании. Это помогает улучшить доступ к информации, сократить время на поиск документов и обеспечить ее безопасность.
4. Контроль выполнения задач: BPM системы осуществляют контроль выполнения задач сотрудниками, оповещают о просрочках и собирают данные о производительности. Это помогает компаниям отслеживать процессы, выявлять проблемы и принимать меры по улучшению эффективности.
5. Аналитика и отчетность: BPM системы предоставляют инструменты для анализа производительности бизнес-процессов, создания отчетов и дашбордов. Это позволяет компаниям анализировать данные, выявлять тенденции и принимать обоснованные решения для оптимизации процессов.
6. Интеграция с другими системами: BPM системы обеспечивают интеграцию с другими информационными системами компании, такими как CRM, ERP или HRM системы. Это позволяет обмениваться данными между системами, устраняя дублирование информации и обеспечивая ее целостность.

Эти задачи и функции помогают компаниям повысить эффективность бизнес-процессов, улучшить качество обслуживания клиентов, снизить издержки и риски, а также быстрее реагировать на изменения на рынке.

Преимущества BPM-систем

Преимущества BPM систем включают в себя:

1. Улучшение эффективности бизнес-процессов: BPM системы помогают автоматизировать и оптимизировать выполнение бизнес-процессов, уменьшая время и затраты, необходимые для их выполнения. Это позволяет увеличить производительность и снизить вероятность ошибок и просрочек.
2. Улучшение качества обслуживания клиентов: Благодаря автоматизации и контролю бизнес-процессов, BPM системы помогают компаниям оперативно реагировать на потребности клиентов, обеспечивая высокое качество обслуживания и удовлетворенность клиентов.
3. Сокращение операционных издержек: Автоматизация бизнес-процессов позволяет уменьшить необходимость ручной работы сотрудников, сокращая операционные издержки компании. Это также способствует повышению эффективности использования ресурсов и улучшению результирующей прибыли.
4. Улучшение прозрачности и контроля: BPM системы обеспечивают прозрачность бизнес-процессов, позволяя компаниям отслеживать выполнение задач, контролировать процессы и выявлять узкие места или проблемные ситуации. Это помогает принимать своевременные решения для улучшения эффективности и качества процессов.
5. Гибкость и адаптивность: BPM системы позволяют компаниям быстро адаптироваться к изменениям внешней среды, оперативно изменять бизнес-процессы и реагировать на новые требования и возможности рынка. Это обеспечивает гибкость и конкурентные преимущества компании.
6. Стандартизация процессов: BPM системы способствуют стандартизации бизнес-процессов компании, упрощая их управление, обучение сотрудников и соблюдение регуляторных требований. Это помогает снизить риски, связанные с несоблюдением правил и процедур.

Как внедрить BPM-систему

Чтобы начать использовать BPM-систему важно не только выбрать правильный инструмент, но и способ внедрения. На сегодняшний день существует 3 способа внедрения BPM:

1. Система “под ключ”. Подрядчик разрабатывает уникальную систему под требования клиента. Это дорого, долго, зато адаптивно.
2. Готовое решение. Заказчик находит готовую систему, которую уже внедрила другая компания, чьи принципы схожи с принципами заказчика. Дешево, быстро, неадаптивно.
3. Самостоятельная разработка на базе low-code. Заказчик самостоятельно разрабатывает систему для себя. Подробнее о low-code рассказывается здесь. Это дешевле разработки “под ключ”, быстро и адаптивно.

Вне зависимости от выбранного способа процесс внедрения проходит в 3 основных шага:

1. Диагностика. Анализ текущих бизнес-процессов и формирование требований.
2. Внедрение. Реализация проекта и автоматизация бизнес-процессов.
3. Развитие. Обновление системы под новые требования и меняющийся бизнес.

Как работает Бипиум

На базе low-code конструктора Бипиум можно создать BPM-систему под требования конкретного бизнеса. Что можно настроить в Бипиум:

1. Конструктор данных позволяет самостоятельно задать структуру данных в системе: какие будут каталоги, поля в анкетах записей, связи между ними.
2. Конструктор рабочего места позволяет задать режим просмотра данных: какие поля будут видимыми, как фильтровать и искать записи.
3. Конструктор автоматизаций - система следит за изменением в данных: созданием записей, смены статусов, сроков, сотрудников. При наступлении событий — запускают сценарии автоматизации, которые избавляют от рутинных задач.
4. Конструктор отчетов позволяет создавать экраны с графиками из данных в системе и фильтровать данные для построения графиков по любым условиям.

Подробнее о возможностях Бипиум можно прочитать здесь.