Электронный документооборот помогает контрагентам обмениваться документами не выходя из офиса. Больше не нужно ничего печатать и подписывать, можно выполнить любую операцию над документом по одному клику.

Что такое электронный документооборот

Электронный документооборот — это процесс обмена электронными документами, который ведут в специальных сервисах. 

Чтобы документ имел юридическую значимость, он должен быть подписан квалифицированной электронной подписью. Отличие квалифицированной подписи от неквалифицированной заключается в том, что сертификат ключа проверки квалифицированной ЭП выдается только аккредитованным удостоверяющим центром, а для его создания используются программные средства, соответствующие требованиям № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и сертифицированные ФСБ России и другими ведомствами.

Какие бывают виды ЭДО

В зависимости от сферы применения различают разные виды электронного документооборота:

1. Внутренний электронный документооборот. Такой вид ЭДО затрагивает отношения между работниками и руководством компании.

2. Внешний ЭДО. Это обмен документами с контрагентами. В сервисах ЭДО можно настроить распределение разных типов документов по сотрудникам или отделам, которые их обрабатывают.

3. ЭДО с государственными органами. Такой вид ЭДО обладает правовой силой: документы приравнены к подписанным бумажным и несут правовые последствия. ЭДО с госорганами обычно подразумевает сдачу электронной отчетности в контролирующие ведомства, например ФНС, ФСС, ПФР, Росстат.

Преимущества

Рассмотрим основные преимущества электронного документооборота:

1. Ускорение бизнес-процессов. ЭДО ускоряет операции, связанные с документооборотом: согласовать, подписать или отправить документ можно в несколько секунд, а направить ресурсы сотрудников на достижение других целей компании.

2. Обеспечение юридической силы документов. В системе ЭДО контрагенты подписывают документы квалифицированной электронной подписью, которая по значимости приравнивается к собственноручной.

3. Сокращение затрат. Больше не придется платить за доставку курьером или покупать бумагу и другие расходные материалы.

4. Безопасный обмен документами. Передача данных в системе ЭДО защищена шифрованием.

5. Упрощение взаимодействия с госорганами. Суды и налоговые органы принимают в качестве оригиналов электронные документы, заверенные квалифицированной электронной подписью.

6. Снижение ошибок в документах. Некоторые поставщики ЭДО проверяют документы на срок действия сертификата электронной подписи и соответствие документов формату, утвержденному ФНС.

Обязательно ли переходить на ЭДО

В большинстве случаев переход на электронный документооборот добровольный. Но некоторым компаниям нужно использовать ЭДО обязательно, например, если:

1. Компания занимается оборотом маркированных товаров. Маркированные товары отслеживает система маркировки «Честный знак». Все данные в «Честный знак» нужно передавать только через операторов ЭДО.

2. Компания работает с импортными товарами, которые проходят через Национальную систему прослеживаемости (НСП). Все процессы в рамках НСП можно проводить только в электронном виде.

3. Компания участвует в госзакупках. Все поставщики и заказчики в государственных закупках, проходящих по закону №44-ФЗ, должны использовать электронный документооборот. 

4. Компания сдает отчетность в госорганы. Бухгалтерскую отчетность в электронном виде должны сдавать все компании, которые ведут бухгалтерский учет. 

5. Бюджетные организации. К ним относятся организации бюджетной сферы субъектов РФ и муниципальных образований, а также федеральные и региональные органы исполнительной власти и их подведомственные казенные организации.

Все больше процессов во взаимодействии с контролирующими государственными органами происходят в электронном формате. Каждый новый пользователь приводит с собой контрагентов — так начинается новая ветвь перехода на электронный документооборот.