Система для учета данных и обработки обращений

Краткое резюме

Клиент — Дирекция Экотуризма, ведет работу по развитию природных территорий и экотуризма на территории Республики Татарстан. Для этих целей Дирекции Экотуризма необходимо учитывать большие объемы различной информации. Для них была разработана информационная система по учету информации о проектах, земельных участках, обучающих программах. Также в системе создан функционал по приему обращений и постановке задач сотрудникам Дирекции Экотуризма и муниципальных образований.

Цели

Дирекция Экотуризма, это команда специалистов, с отличающимся, но пересекающимся пулом зон ответственности. Для внутренней работы Дирекция Экотуризма использовала несколько несвязанных файлов в excel и Google Таблицах, а также чаты в мессенджерах.

Первая проблема, с которой столкнулся клиент — передача дел. Когда разные сотрудники работают с разными направлениями, они обрастают задачами, контактами и документами. В случае, если данный сотрудник недоступен, то другому сотруднику крайне сложно, если вообще возможно, получить доступ к информации и понять состояние тех или иных задач.

Второй проблемой был учет информации — как ни странно, но даже excel файлы имеют свойство заканчиваться. У клиента был excel файл, в котором было 400 листов и уже нельзя было создавать новые. Дирекции Экотуризма было крайне сложно учитывать информацию о земельных участках, базах отдыха, предпринимателях и проектах.

Третья проблема — постановка и контроль задач. Руководитель и сотрудники ставят задачи друг другу или сотрудникам муниципальных образований. Ранее это делалось в мессенджерах и невозможно было отследить, принята задача или нет, какой её статус и когда она была завершена.

Четвертая проблема — сопровождение проектов. Дирекция Экотуризма сопровождает проекты по развитию природных территорий и экотуризма. Все эти проекты находятся на разных этапах, по ним необходимо учитывать различный пул документов, консультировать по получению инвестиций или земельных участков, а также решать проблемы, возникающие с муниципальными образованиями. 

Решение

Для начала была спроектирована система учета. В данной системе был настроен учет различных бизнес-сущностей, с которыми работает клиент — проекты, предприниматели, обучающие программы, земельные участки и базы отдыха, обращения и задачи. Возникла трудность с тем, что первоначальное решение больше отображало наше видение работы, а не повторяло структуру документов клиента. Но пообщавшись мы пришли к единому решению, которое и отображало видение клиента и давало больший потенциал для улучшений в дальнейшем.

После того, как была настроена структура всех указанных объектов, имеющаяся у клиента информация была импортирована в систему. Проектирование, создание и передача клиенту системы учета заняло 1,5-2 месяца.

После того, как стало возможным вести учет данных, мы автоматизировали часть деятельности клиента — настроили уведомления о постановке новых задач, напоминания о дедлайнах, а также разграничили права доступа для различных ролей. Дирекция экотуризма обладает доступом ко всей информации, а сотрудники муниципальных образований имеют доступ только к тем бизнес-сущностям, которые относятся только к ним. Например, видят только доступные им земельные участки или задачи. На настройку автоматизаций и их тестирование ушло 2 недели.

Далее, по запросу клиента мы настроили интеграцию с их корпоративным порталом. На этом портале предприниматели могут оставлять различного рода обращения, например, желание инвестировать в проект или предложить свою идею. Подрядчик, разработавший портал для клиента пошёл нам навстречу и благодаря его профессионализму настройка функционала по отправке и приему информации заняла не более 2 часов. 

С другим подрядчиком ситуация оказалась сложнее. Подрядчик, разрабатывающий для Дирекции Экотуризма карту с информацией о земельных участках не заложил в неё полноценный функционал по обмену данными с помощью API. Из-за этого, данная интеграция в настоящий момент не реализована.

Реализация MVP заняла примерно 1,5-2 месяца и сотрудники Дирекции Экотуризма уже начали работать в этой системе. Разработка полностью готовой системы с доработками функционала заняла 4 месяца.

Результат

В результате создания информационной системы клиент приобрел себе единое цифровое пространство, в котором может вести свою деятельность. Сотрудники Дирекции Экотуризма перестали пользоваться разными инструментами и получили систему, которую можно дополнять в любое время по запросу.

У клиента пропала необходимость переключаться между различными Google Таблицами или проверять актуальность excel файлов. Сотрудники видят и свои задачи, и задачи, которые они поставили своим коллегам или муниципальным образованиям. Благодаря этому отпала необходимость лично уточнять статусы задач.

Упростилась проектная работа. Теперь видны этапы проектов, узкие места и перечень имеющихся и недостающих документов.

Кроме того, упростилась задача учета бизнес-сущностей. Клиент может создавать неограниченное количество земельных участков, баз отдыха, проектов, задач и т.д.

Иллюстрации и цитаты

Учет проектов. Сотрудники Дирекции Экотуризма остались довольны тем, что теперь можно найти нужный проект за пару секунд, а также быстро получить информацию по проектам, удовлетворяющим определенные запросы.

учет проектов

Учет ЗУ. «Удобно, что не надо искать информацию о разным excel документам, теперь есть единая и актуальная база»

учет земельных участков

Планы

Клиент собирается и дальше развивать информационную систему, следующая планируемая задача — завершить интеграцию с цифровой картой, на которой отображаются доступные для развития земельные участки.

В дальнейшем Дирекция Экотуризма планирует использовать систему в своей деятельности и при необходимости расширять её функционал. На данный момент система закрывает большинство их потребностей и упрощает работу, как для Дирекции Экотуризма, так и для сотрудников муниципальных образований.

March 22, 2023
Артур Мндлян