У большинства компаний существует множество процессов, которые часто являются неэффективными и требуют оптимизации. Определение процессов, нуждающихся в автоматизации, важно для улучшения эффективности работы и повышения конкурентоспособности. В этой статье мы предлагаем пошаговое руководство по выбору направлений для автоматизации.

Узнать, что такое автоматизация бизнеса и зачем она нужна можно здесь.

Как выбрать направление, в котором начать автоматизацию

1. Выбрать то, где больше всего проблем

Первый шаг в автоматизации — это выявление процессов, которые создают наибольшее количество проблем в компании. К таким процессам относятся частые сбои, задержки, жалобы клиентов или сложности в исполнении задач. Для этого проведите анализ текущих бизнес-процессов, идентифицируя участки, где наблюдаются наибольшие трудности и проблемы. Автоматизация этих проблемных процессов позволит улучшить эффективность компании и повысить удовлетворенность клиентов, так как устраняются основные причины задержек и ошибок.

Для автоматизации проблемных процессов:

1. Проведите анализ текущих бизнес-процессов: Определите, где наблюдаются основные трудности. Используйте методики бизнес-анализа, такие как SWOT-анализ, чтобы выявить проблемные зоны.
2. Используйте инструменты мониторинга и анализа данных: Применяйте системы мониторинга для сбора данных о процессах. Анализируйте метрики производительности, чтобы выявить узкие места и основные причины задержек и ошибок.
3. Разработайте автоматизированные решения: Например, внедрение систем управления заявками для улучшения обработки запросов, автоматизация процесса обработки жалоб через CRM-системы или использование программного обеспечения для управления проектами, чтобы повысить эффективность планирования и выполнения задач.

2. Выбрать то, где наибольшее количество взаимосвязанных исполнителей

Процессы, которые включают большое количество взаимодействий между сотрудниками, подвержены высоким рискам ошибок и недоразумений. Эти процессы чаще всего включают согласование документов, совместное выполнение задач и обмен информацией между отделами. Автоматизация таких процессов поможет минимизировать человеческие ошибки и улучшить координацию работы. Это даст гладкое и эффективное взаимодействие между отделами, сократит время на выполнение задач и повысит точность их выполнения.

Для автоматизации таких процессов:

1. Внедрите системы управления документооборотом: Они позволяют автоматизировать согласование документов и обмен информацией между отделами. Это сокращает время на обработку документов и снижает вероятность ошибок.
2. Используйте платформы для совместной работы: Инструменты для совместной работы, предоставляют эффективное взаимодействие и координацию задач, улучшая взаимодействие внутри команды.
3. Автоматизируйте процессы через BPM-системы (Business Process Management):Эти системы помогают структурировать и автоматизировать комплексные бизнес-процессы, минимизируют человеческие ошибки. BPM-системы помогают моделировать, оптимизировать и отслеживать выполнение процессов в реальном времени.

3. Выбрать наиболее трудоемкую деятельность

Определите процессы, которые занимают много времени у сотрудников и требуют значительных усилий. Это сложные и многосоставные задачи, требующие тщательного внимания и большого количества времени для выполнения. Автоматизация трудоемких процессов поможет разгрузить персонал, освободив их для выполнения важных и стратегически значимых задач. Это в конечном итоге повысит производительность компании, так как сотрудники сосредоточатся на тех задачах, которые требуют их экспертного мнения и внимательного подхода.

Для автоматизации трудоемких процессов, занимающих много времени и усилий сотрудников:

1. Анализируйте рабочие процессы для выявления самых трудозатратных задач: Используйте таск-трекеры и опросы сотрудников, чтобы собрать данные о временных затратах на различные задачи.
2. Используйте специализированное программное обеспечение: Например, системы для автоматизации бухгалтерского учета или ERP-системы (Enterprise Resource Planning), которые интегрируют различные бизнес-функции в единую платформу, повышая эффективность компании.

4. Выбрать максимально рутинную деятельность

Рутинные и повторяющиеся задачи часто являются идеальными кандидатами на автоматизацию. Примеры таких задач включают ввод данных, генерацию отчетов или управление документацией. Автоматизация рутинных задач позволит сотрудникам сосредоточиться на важных аспектах работы, что не только повысит мотивацию, но и увеличит продуктивность команды. Кроме того, это снизит вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором, и ускорит выполнение задач.

Для автоматизации рутинных и повторяющихся задач:

1. Определите повторяющиеся задачи: Это ввод данных, генерация отчетов или управление документацией. Создайте список таких задач для приоритетного автоматизации.
2. Используйте программное обеспечение для автоматизации офисных процессов: Инструменты для автоматизации создания документов, обработки данных и управления задачами. Эти инструменты упрощают работу с документами и уменьшают количество ручных операций.

5. Выбрать самую нормальную деятельность

Начните с автоматизации процессов, которые уже работают относительно хорошо. Такие процессы легче автоматизировать, и они позволят протестировать автоматизацию без сильных рисков. Это поможет выявить проблемы, которые возникают при автоматизации сложных задач. Такой подход минимизирует риски и позволяет постепенно улучшать процессы в компании, предоставляя плавное внедрение новых технологий и методов работы.

1. Выберите хорошо отлаженные процессы: Это процессы с минимальными проблемами и стабильным выполнением. Такие процессы легче автоматизировать и они являются основой для начального этапа автоматизации.
2. Внедрите простые автоматизированные решения: Используйте инструменты для автоматизации отчетности, напоминаний или простых рабочих процессов. Это поможет протестировать внедрение автоматизации и определить, какие аспекты требуют доработки.
3. Мониторинг и тестирование: Тестируйте автоматизацию на этих процессах, чтобы выявить потенциальные сложности перед внедрением в сложные задачи. Постоянный мониторинг и анализ позволяют быстро реагировать на проблемы и скорректировать стратегию автоматизации.

Изучить какие есть инструменты для эффективной автоматизации бизнес-процессов можно здесь.

Что получаем благодаря автоматизации

Устранение рутины

Автоматизация устраняет рутинные задачи, освобождая время сотрудников для важных и креативных задач. Это повышает удовлетворенность работой и эффективность персонала.

Ускорение выполнения процессов

Автоматизация ускоряет выполнение процессов, что ведет к оперативности и эффективности компании. Это дает возможность быстрее реагировать на изменения и удовлетворять потребности клиентов.

Сокращение штата

Автоматизация снижает потребность в большом количестве сотрудников, сокращая издержки на персонал. Это важно в условиях ограниченного бюджета и стремления к оптимизации расходов.

Снижение человеческих ошибок

Автоматизация снижает вероятность ошибок, вызванных человеческим фактором, повышая качество работы и уменьшая количество исправлений и доработок.

Прозрачность работы

Автоматизация делает процессы прозрачными и отслеживаемыми, что помогает контролировать и управлять. Это позволяет легко выявлять и устранять узкие места в работе.

Как платформа Бипиум может помочь в автоматизации процессов

Платформа Бипиум предоставляет комплексные инструменты для автоматизации бизнес-процессов, включая автоматизацию рутинных задач, интеграцию с существующими системами и централизованное управление взаимодействием между отделами. Используя Бипиум, компании могут освобождать время сотрудников, легко интегрировать CRM и ERP системы, управлять процессами из одного центра и получать подробные отчеты и аналитику для повышения эффективности, снижения затрат и улучшения качества работы. Подробнее о возможностях сервиса читайте здесь.