Создание каталогов
В процессе реализации механизма контроля сроков исполнения необходимо создать тестовый каталог, в котором предполагается вести учет просроченных задач. Ниже представлен пример заполненной карточки тестового каталога с задачами:
![](https://cdn.prod.website-files.com/63457bdec59a41792504b512/6385d79b47d3298e5a0be00a_rciNkQl1vwqzXrPQMAIAb9JKLfBMBK_xgeRAKfgC1qDX2hP5DxeSzdX0hGjvEnletV5ZVj7IzOxd4kDcr3S74jGB4ipUKOJjYCFmoiK4lYP953toG1WW5HsNkpUmS_9rIkChNRe8fOFCoh7bLODw3NUVHGaSxWIg8t2RfXVx-sbRo-BcvumceHk-97Wj2Q.png)
Следует понимать, что в каталоге «Задачи» набор полей может быть произвольным: вы можете добавлять в него любые другие поля, не указанные на скриншоте выше и продумать для них собственную иную логику автоматизаций. Ключевыми же полями, которые необходимо использовать для реализации механизма являются:
- Статус – фиксирует в себе этап выполнения задачи ответственным.
- Ответственный – содержит ответственного за выполнение задачи сотрудника.
- Дедлайн – хранит в себе срок крайней даты задачи.
- Просрочен? – свидетельствует о статусе просрочки задачи.
Помимо создания каталога с задачами необходимо также настроить «Планировщик задач» для ежедневной проверки сроков по всем записям задач в каталоге. Пример настроенного планировщика задач представлен на скриншоте ниже:
![](https://cdn.prod.website-files.com/63457bdec59a41792504b512/6385d79b20dea21f409e94ab_FvsC4M7viTO1HrW2Q2TJqwdxJypnvaJE85ZQUJcC-xGKKs39--ZKKhKaK9K1Vq7Ss1ZEqCPqBe387AKLstyDsF9XMkF_cJS1V4o9uN0jkrX5WvSalMzu2fMD0silGSrqFDL_-cbSbl6oA0kGk3SnkMAPXVq7XRmnIYNLKq-3XcUHRF9adA5c6YTaQtnD_w.png)
Настроить планировщик можно произвольным образом. Мы рекомендуем настроить планировщик на разовую проверку статусов по всем задачам в будние дни, так как более частая или редкая проверка сроков зачастую не требуется. Однако, для более специфичных кейсов, вы можете самостоятельно выбрать даты планировщика, исходя из собственных соображений.
К созданной записи планировщика необходимо приложить сценарий автоматизаций для контроля сроков дедлайнов по всем задачам. Описание сценария с реализованным файлом сценария представлено здесь.
После создания каталога с задачами, его наполнения и создания соответствующей записи в планировщике, в даты согласно записи планировщика будет осуществляться проверка срывов сроков дедлайнов для всех задач в каталоге. Если задача оказывается просроченной, то сценарий автоматизации отправит сообщение на электронную почту ответственного сотрудника и переведет статус задачи в соответствующее просрочке значение.
Настройка каталога «Задачи»
Создайте каталог «Задачи». Данный каталог необходим для отслеживания выполнения задач. Обратите внимание, что все поля должны создаваться в том же порядке, в каком они созданы на скриншоте ниже, это необходимо для корректного обращения к полям каталога из сценария по их значениям id. При создании каталога нужно добавить и настроить поля следующим образом:
![](https://cdn.prod.website-files.com/63457bdec59a41792504b512/6385d79bcfc9c46e520d6e1e_R2CEXZkGRH4k6KOuaG7CCrjpJ1uMtxkFmXErw6-zW4yuoGV0KHHcCbWJeT85UfTAYWftKPkq9EHD4zxwh0w-wmcvwgskuUGjp5XpIGn7hgWHHuyE2cSB7jwl-A1xqrl1M7Tanbem2fZ6alyFdiBCITjfqB1uhBQnn8hrXHQzReBNqJ-_pZIJl-wAeahJGQ.png)
- Статус (Статус)
Описание: Содержит этап выполнения задачи ответственным лицом.
Настройки: Значения: «Новая», «В работе», «Готово». По умолчанию: первый элемент. Обязательное поле.
- Описание (Многострочный текст)
Описание: Описание сути задачи, работ, которые необходимо выполнить.
Настройки: Обязательное поле.
- Ответственный (Сотрудник)
Описание: Ответственный за выполнение задачи сотрудник.
Настройки: Укажите «по умолчанию: текущий сотрудник». Обязательное поле.
- Дедлайн (Дата)
Описание: Хранит дату и время дедлайна задачи.
Настройки: Укажите дату «с временем».
- Просрочено? (статус)
Описание: Данное поле указывает просроченность дедлайна задачи.
Настройки: Значения: «нет», «да». Укажите «по умолчанию: первый элемент». Сделайте поле редактируемым только через API.
Создание и настройка планировщика задач
Создайте и настройте каталог «Планировщик задач». Процесс создания каталога описан в статье «Планировщик задач», настоятельно рекомендуем вам ознакомиться с ней, так как вся работа механизма контроля сроков во многом опирается именно на механизм работы планировщика.
Настройка даты и времени запуска сценария
Укажите дни и время, в которые должны проверяться дедлайны задач. Например, для проверки дедлайна по будням в 10:00, настройте планировщик следующим образом:
![](https://cdn.prod.website-files.com/63457bdec59a41792504b512/6385d79b20dea21f409e94ab_FvsC4M7viTO1HrW2Q2TJqwdxJypnvaJE85ZQUJcC-xGKKs39--ZKKhKaK9K1Vq7Ss1ZEqCPqBe387AKLstyDsF9XMkF_cJS1V4o9uN0jkrX5WvSalMzu2fMD0silGSrqFDL_-cbSbl6oA0kGk3SnkMAPXVq7XRmnIYNLKq-3XcUHRF9adA5c6YTaQtnD_w.png)
В качестве сценария необходимо загрузить следующий файл сценария.
Настройка сценария планировщика
Сценарий для проверки дедлайна всех задач выглядит следующим образом:
![](https://cdn.prod.website-files.com/63457bdec59a41792504b512/6385d79b975de47501bd3d6c_I0soGymvzjc3uHtwbQ1TLUv-wXouR-hPZUmOf3GLmk6Xe2I59TVxtlMmlIbOi7gyG6RwpKocQBRCoqzsjo11iX7dEaJVJ-90hUuv1Dbdqzjk5R3zWnsB2EG1-1bWzdu1CFqxRWRW5K4glR1Inn0k3a3i6xXJBd8fnOKX4900nquAVuRxzTyStr1h1FkOZQ.png)
Сценарий запускается во время, указанное в планировщике задач. Он осуществляет сбор всех просроченных записей задач компонентом «Задачи» и в цикле по каждой такой записи осуществляет следующие действия:
- Получение почты ответственного сотрудника (Компонент «Почта сотрудника»).
- Изменение статуса задачи на просрочено (компонент «Изменение статуса задачи»).
- Отправка на почту ответственного сотрудника уведомления о просрочки задачи (компонент «Отправка почты»).
В цикле, помимо описанных выше компонентов, присутствуют компоненты увеличения значения счетчика и таймера. Компонент увеличения значения счетчика необходим для начала обработки следующей записи. Компонент таймера необходим для осуществления временной задержки при переходе к следующей записи.
В сценарии необходимо изменить выделенные компоненты в соответствии с описанием ниже. Список компонентов к изменению:
- Задачи
- Почта сотрудника
- Изменение статуса задачи
- Отправка почты
В каждом из этих компонентов необходимо указать каталог «Задачи» и id созданных в нем полей. Если поля в каталоге «Задачи» и значения всех статусов создавались в том же порядке, что и на скриншоте выше, то изменять id полей не требуется. Если же порядок полей отличается, то необходимо сопоставить id полей и значений вашего каталога с соответствующими полями и значениями на скриншоте. Подробная настройка всех изменяемых компонентов представлена ниже.
Компонент «Задачи»
![](https://cdn.prod.website-files.com/63457bdec59a41792504b512/6385d79b20dea25dc49e94ac_atleIp0xYGm5h38iQTbW81RJxMxrHfuKqWOPtcgi3wawp6rtRvdXonajJSpryEQ8AIqxL23Pn3F4PtK2bpp3mTU8DlAQ29wV-kP4f11wVPW5XVORhuaKpaokKVEjOyibN08JDIL7xCmtAelCtdxs3jg4wptrGB2YBpp0JQ1PuLJ8UNEBkACvSQphEH5dvw.png)
Компонент осуществляет выборку просроченных записей из каталога «Задачи» по правилу сформированному в значении поля «5» на скриншоте выше.
В поле «Каталог» необходимо указать созданный вами каталог «Задачи». Остальные выделенные значения необходимо сопоставить с соответствующими id в созданном вами каталоге. Если все поля и значения в каталоге создавались в том же порядке, то изменять числовые значения не нужно.
Компонент «Почта сотрудника»
![](https://cdn.prod.website-files.com/63457bdec59a41792504b512/6385d79b052ec672a264970e_VVl6QP8S2Rz3KRRHn2Wjm_sW4qjZOaBCG6YGm1ctKqsAM49Tu26AwRkyTvT6gAwJ2cG1wDvV0YJ945H7MW8MDUx-pZ7N-n4y6OisWVS246uuquprcyE3jt2MUVIPUca80rlgw-Mj8oe2c_C_cWES9qu6p7FaePBatqxsdDKMRLPRLB5T7xStDAkejHFa7g.png)
Компонент осуществляет получение почты ответственного за просроченную задачу сотрудника.
В поле «Каталог» необходимо выбрать ваш каталог «Сотрудники». В поле «ID записи» вместо значения «4» необходимо вписать id поля «Ответственный» из вашего каталога «Задачи» (если по скриншоту, то менять не нужно).
В секции «Получить» в поле «ID полей» необходимо указать id поля с электронной почтой в вашем каталоге «Сотрудники». Если вы не редактировали структуру каталога «Сотрудники» по умолчанию, то менять значение не нужно.
Компонент «Изменения статуса задачи»
![](https://cdn.prod.website-files.com/63457bdec59a41792504b512/6385d79bcfc9c43ffc0d6e21_j5O2iW8PPDQ-589rfiE1Zzwi27K3Hd1mXQDiBOYz1ajCe5qxAMTxB2kzXr6DFHdQULD9rYlVnlNbopG9J33WQ5x2TyLqxIcbbQm4VWaRt0PTTXXjsD6T06Crz6c_200l5TL71O37mQZVRv9sTdJU4Nahjtk7WFeobGsp-TUZwc3Rk867cVY_BJg75JVS3g.png)
Компонент осуществляет проставление статуса просроченности в записи задачи.
В поле «Каталог» выберите ваш каталог «Задачи». В поле значения полей укажите id вашего статуса «Просрочен», а в его значении укажите значение статуса «да» (если по скриншоту, то менять не нужно).
Компонент «Отправка почты»
![](https://cdn.prod.website-files.com/63457bdec59a41792504b512/6385d79b2f16751b1540b418_FRIRyh3J6ir15WyOtCtyqjweI63z1MoYS0T_da11xx9uJZ4VJezXnJgJ4yzThRfZAXn2ET2vy9pzB9yCmD64m823fXyQOXhyGL4DOL14cKD2Nv6ADezbCJUmXQArWTEUmYmXhynw3adjdsnMt4aLAjo6BIpqK3ZtBVY_mp3MpKHjrY65-decvYbtwVde_w.png)
Для подробного описания компонента настоятельно рекомендуем ознакомиться со следующей статьей.
Компонент осуществляет отправку сообщения о просрочке на почту ответственного сотрудника. В данном примере предполагается отправка сообщения на почту Яндекса, если же в вашем случае используется другой почтовый сервис (например Gmail), то ознакомьтесь со статьей по компоненту.
Укажите адрес сервера, порт (если у сотрудника почта Яндекса, то оставьте поля без изменений). Введите логин и пароль почты, с которой будут отправляться уведомления и заполните остальные поля согласно скриншоту. В поле «Текст» сформируйте произвольное сообщение (как простой текст или HTML-верстку) и вставьте ссылку на задачу.
При необходимости вместо (или совместно) с отправкой сообщения на почту можно реализовать рассылку в Telegram. Механизм реализации рассылки в Telegram из Бипиум описан в статье Интеграция с Telegram-ботом.
Тестирование
Создайте несколько записей в каталоге «Задачи» с наступившими и еще не наступившими датами дедлайнов. Пример заполнения записи представлен ниже, статус просрочен заполнять не нужно, он проставится автоматически в дальнейшем:
![](https://cdn.prod.website-files.com/63457bdec59a41792504b512/6385d79b47d3298e5a0be00a_rciNkQl1vwqzXrPQMAIAb9JKLfBMBK_xgeRAKfgC1qDX2hP5DxeSzdX0hGjvEnletV5ZVj7IzOxd4kDcr3S74jGB4ipUKOJjYCFmoiK4lYP953toG1WW5HsNkpUmS_9rIkChNRe8fOFCoh7bLODw3NUVHGaSxWIg8t2RfXVx-sbRo-BcvumceHk-97Wj2Q.png)
Дождитесь выполнения сценария, в указанное в планировщике время. В результате работы сценария, запущенного планировщиком, задачи с наступившим дедлайном должны оказаться в просроченном статусе:
![](https://cdn.prod.website-files.com/63457bdec59a41792504b512/6385d79bcdea47218af5bfcc_omGg_oIpeVNetKGlT1GvmCcLl9J4w9cgiH8IDdID-orTMQWuAoX3l_Dv5kwrxfEktEYMkLBHBPrnSORQor56VtMAo-lgnPeAoesRfjPjYThluAQqYHwmixnmBK0I3QO8TDqtC_usIfYCW7CZJyxjLftsPF6pxZdH-WNKmEfEh8USfaR0hLTmtQqD9OMyPw.png)
По всем просроченным задачам на почту ответственных сотрудников должно прийти уведомление о просроченных задачах с ссылкой на них. При переходе по ссылке из сообщения открывается задача с просроченным дедлайном:
![](https://cdn.prod.website-files.com/63457bdec59a41792504b512/6385d79c7ae48d806e19d10b_O0WIsWehUzCpS19TzuUXLVKzD3lvZHcfaXElGcCR1UZr4-0XWPjPTlx3XAKPyjJoRqHvu3I82nnNBGGWQM4YOT6Q0Gir4QR1mJQN9yjt9fr9P6Z684u-823hBATXh9Qo9tdfc8SHXu_MBJkFNe5z8CBd5fmyXcAA-Z6snulER0SbNVEbab3tWehIQLIF6A.png)