Создание каталогов

В процессе реализации механизма контроля сроков исполнения необходимо создать тестовый каталог, в котором предполагается вести учет просроченных задач. Ниже представлен пример заполненной карточки тестового каталога с задачами: 

Следует понимать, что в каталоге «Задачи» набор полей может быть произвольным: вы можете добавлять в него любые другие поля, не указанные на скриншоте выше и продумать для них собственную иную логику автоматизаций. Ключевыми же полями, которые необходимо использовать для реализации механизма являются:

• Статус – фиксирует в себе этап выполнения задачи ответственным.
• Ответственный – содержит ответственного за выполнение задачи сотрудника.
• Дедлайн – хранит в себе срок крайней даты задачи.
• Просрочен? – свидетельствует о статусе просрочки задачи.

Помимо создания каталога с задачами необходимо также настроить «Планировщик задач» для ежедневной проверки сроков по всем записям задач в каталоге. Пример настроенного планировщика задач представлен на скриншоте ниже:

Настроить планировщик можно произвольным образом. Мы рекомендуем настроить планировщик на разовую проверку статусов по всем задачам в будние дни, так как более частая или редкая проверка сроков зачастую не требуется. Однако, для более специфичных кейсов, вы можете самостоятельно выбрать даты планировщика, исходя из собственных соображений.

К созданной записи планировщика необходимо приложить сценарий автоматизаций для контроля сроков дедлайнов по всем задачам. Описание сценария с реализованным файлом сценария представлено здесь.

После создания каталога с задачами, его наполнения и создания соответствующей записи в планировщике, в даты согласно записи планировщика будет осуществляться проверка срывов сроков дедлайнов для всех задач в каталоге. Если задача оказывается просроченной, то сценарий автоматизации отправит сообщение на электронную почту ответственного сотрудника и переведет статус задачи в соответствующее просрочке значение.

Настройка каталога «Задачи»

Создайте каталог «Задачи». Данный каталог необходим для отслеживания выполнения задач. Обратите внимание, что все поля должны создаваться в том же порядке, в каком они созданы на скриншоте ниже, это необходимо для корректного обращения к полям каталога из сценария по их значениям id. При создании каталога нужно добавить и настроить поля следующим образом:

‍

• Статус (Статус)

Описание: Содержит этап выполнения задачи ответственным лицом.

Настройки: Значения: «Новая», «В работе», «Готово». По умолчанию: первый элемент. Обязательное поле.

• Описание (Многострочный текст)

Описание: Описание сути задачи, работ, которые необходимо выполнить.

Настройки: Обязательное поле.

• Ответственный (Сотрудник)

Описание: Ответственный за выполнение задачи сотрудник.

Настройки: Укажите «по умолчанию: текущий сотрудник». Обязательное поле.

• Дедлайн (Дата)

Описание: Хранит дату и время дедлайна задачи.

Настройки:  Укажите дату «с временем». 

• Просрочено? (статус)

Описание: Данное поле указывает просроченность дедлайна задачи.

Настройки: Значения: «нет», «да». Укажите «по умолчанию: первый элемент». Сделайте поле редактируемым только через API.

Создание и настройка планировщика задач

Создайте и настройте каталог «Планировщик задач». Процесс создания каталога описан в статье «Планировщик задач», настоятельно рекомендуем вам ознакомиться с ней, так как вся работа механизма контроля сроков во многом опирается именно на механизм работы планировщика.

Настройка даты и времени запуска сценария

Укажите дни и время, в которые должны проверяться дедлайны задач. Например, для проверки дедлайна по будням в 10:00, настройте планировщик следующим образом:

В качестве сценария необходимо загрузить следующий файл сценария.

Настройка сценария планировщика

Сценарий для проверки дедлайна всех задач выглядит следующим образом:

Сценарий запускается во время, указанное в планировщике задач. Он осуществляет сбор всех просроченных записей задач компонентом «Задачи» и в цикле по каждой такой записи осуществляет следующие действия:

• Получение почты ответственного сотрудника (Компонент «Почта сотрудника»).
• Изменение статуса задачи на просрочено (компонент «Изменение статуса задачи»).
• Отправка на почту ответственного сотрудника уведомления о просрочки задачи (компонент «Отправка почты»).

В цикле, помимо описанных выше компонентов, присутствуют компоненты увеличения значения счетчика и таймера. Компонент увеличения значения счетчика необходим для начала обработки следующей записи. Компонент таймера необходим для осуществления временной задержки при переходе к следующей записи.

В сценарии необходимо изменить выделенные компоненты в соответствии с описанием ниже. Список компонентов к изменению:

• Задачи
• Почта сотрудника
• Изменение статуса задачи
• Отправка почты

В каждом из этих компонентов необходимо указать каталог «Задачи» и id созданных в нем полей. Если поля в каталоге «Задачи» и значения всех статусов создавались в том же порядке, что и на скриншоте выше, то изменять id полей не требуется. Если же порядок полей отличается, то необходимо сопоставить id полей и значений вашего каталога с соответствующими полями и значениями на скриншоте. Подробная настройка всех изменяемых компонентов представлена ниже.

Компонент «Задачи»

Компонент осуществляет выборку просроченных записей из каталога «Задачи» по правилу сформированному в значении поля «5» на скриншоте выше.

В поле «Каталог» необходимо указать созданный вами каталог «Задачи». Остальные выделенные значения необходимо сопоставить с соответствующими id в созданном вами каталоге. Если все поля и значения в каталоге создавались в том же порядке, то изменять числовые значения не нужно.

Компонент «Почта сотрудника»

Компонент осуществляет получение почты ответственного за просроченную задачу сотрудника.

В поле «Каталог» необходимо выбрать ваш каталог «Сотрудники». В поле «ID записи» вместо значения «4» необходимо вписать id поля «Ответственный» из вашего каталога «Задачи» (если по скриншоту, то менять не нужно).

В секции «Получить» в поле «ID полей» необходимо указать id поля с электронной почтой в вашем каталоге  «Сотрудники». Если вы не редактировали структуру каталога «Сотрудники» по умолчанию, то менять значение не нужно.

Компонент «Изменения статуса задачи»

Компонент осуществляет проставление статуса просроченности в записи задачи.

В поле «Каталог» выберите ваш каталог «Задачи». В поле значения полей укажите id вашего статуса «Просрочен», а в его значении укажите значение статуса «да» (если по скриншоту, то менять не нужно). 

Компонент «Отправка почты»

Для подробного описания компонента настоятельно рекомендуем ознакомиться со следующей статьей.

Компонент осуществляет отправку сообщения о просрочке на почту ответственного сотрудника. В данном примере предполагается отправка сообщения на почту Яндекса, если же в вашем случае используется другой почтовый сервис (например Gmail), то ознакомьтесь со статьей по компоненту.

Укажите адрес сервера, порт (если у сотрудника почта Яндекса, то оставьте поля без изменений). Введите логин и пароль почты, с которой будут отправляться уведомления и заполните остальные поля согласно скриншоту. В поле «Текст» сформируйте произвольное сообщение (как простой текст или HTML-верстку) и вставьте ссылку на задачу.

При необходимости вместо (или совместно) с отправкой сообщения на почту можно реализовать рассылку в Telegram. Механизм реализации рассылки в Telegram из Бипиум описан в статье Интеграция с Telegram-ботом.

Тестирование

Создайте несколько записей в каталоге «Задачи» с наступившими и еще не наступившими датами дедлайнов. Пример заполнения записи представлен ниже, статус просрочен заполнять не нужно, он проставится автоматически в дальнейшем:

Дождитесь выполнения сценария, в указанное в планировщике время. В результате работы сценария, запущенного планировщиком, задачи с наступившим дедлайном должны оказаться в просроченном статусе:

По всем просроченным задачам на почту ответственных сотрудников должно прийти уведомление о просроченных задачах с ссылкой на них. При переходе по ссылке из сообщения открывается задача с просроченным дедлайном:

‍