Системное процессное управление бизнесом — ваш надежный путь к оптимизации процессов и повышению общей производительности. Узнайте, как эта методология может привести к значительным улучшениям в вашей организации.

Что такое системное процессное управление?

Системное процессное управление (Business Process Management, BPM) - это метод управления, который обеспечивает контроль над запущенными в операционной системе процессами. Этот подход позволяет эффективно назначать ресурсы, определять приоритеты и устанавливать ограничения процессам в целях оптимизации работы системы и предотвращения конфликтов. 

Согласно процессному управлению, вся деятельность компании представляется как комплекс бизнес-процессов. Его целью является оптимизация процессов таким образом, чтобы сократить временные и финансовые потери компании

Основные принципы процессного управления включают в себя:

1. Моделирование бизнес-процессов: BPM включает в себя документирование, моделирование и анализ текущих бизнес-процессов организации с целью выявления слабых мест, идентификации возможностей для оптимизации и автоматизации процессов.

2. Автоматизация бизнес-процессов: BPM направлен на автоматизацию выполнения бизнес-процессов с использованием специализированных программных решений, таких как системы управления бизнес-процессами (BPMS), которые позволяют управлять, мониторить и оптимизировать процессы в реальном времени.

3. Управление изменениями и непрерывное усовершенствование: BPM ориентирован на непрерывное улучшение бизнес-процессов организации путем анализа результатов, внедрения изменений, и условности, идентификации выгодных и неэффективных процессов.

4. Прозрачность: BPM-модель позволяет регламентировать работу всей компании. Четко разделить обязанности между отделами и сотрудниками, сделать систему управления наиболее прозрачной, сократить процедуры согласования.

Зачем применять процессное управление?

Задача менеджмента заключается в построении работы внутри компании наиболее оптимальным образом. Процессное управление - один из способов ее выполнить.

Какие преимущества есть у этой методологии?

1. Улучшение эффективности: Благодаря оптимизации бизнес-процессов с помощью BPM, организации могут улучшить работу своих процессов, увеличить производительность и качество продукции или услуг.

2. Сокращение издержек: Оптимизация бизнес-процессов позволяет снизить издержки, улучшить управление ресурсами и сэкономить деньги за счет устранения излишних операций, задержек и ошибок.

3. Повышение прозрачности и контроля: BPM предоставляет возможность централизованного управления всеми бизнес-процессами, а также мониторинга и анализа их выполнения в реальном времени. Это обеспечивает прозрачность и контроль над деятельностью организации.

4. Быстрая реакция на изменения: Благодаря гибкости и автоматизации бизнес-процессов, компании могут быстро реагировать на изменения внешних условий и рыночной конъюнктуры, адаптировать свою деятельность и оставаться конкурентоспособными.

5. Улучшение качества обслуживания: BPM позволяет улучшить качество обслуживания клиентов за счет оптимизации клиентских процессов, ускорения реакции на запросы и улучшения коммуникации с клиентами.

Итак, применение Business Process Management позволяет организациям повысить эффективность своей деятельности, улучшить качество продукции или услуг, а также быть готовыми к изменениям на рынке и динамическому развитию бизнеса.

Какие инструменты использовать?

Маленьким компаниям со штатом в 10 человек для описания процессов и обеспечения их контроля хватит таблиц Excel или простого блокнота. Но что делать среднему и крупному бизнесу? Для них созданы специальные BPM-системы. BPM-системы - это ИТ-продукт для процессного управления. 

На российском рынке представлено большое количество BPM-систем, в том числе и Бипиум. С помощью Бипиум руководство контролирует выполнение проектов, а сотрудники ведут задачи. Система выстраивает схемы бизнес-процессов, выстраивает между ними связи, анализирует работу сотрудников и отделов.

Бипиум как инструмент процессного управления владеет всеми необходимыми для BPM возможностями, в том числе:

• Хранение всех данных компании в каталогах и отделах
• Управление доступом сотрудников к информации
• Визуализация аналитики данных в виде дашбордов
• Автоматизация типовых операций

Пример процессного управления

Как же работает BPM-система? Разберем кейс процессного управления.

1. Клиент делает заказ через онлайн-магазин компании.
2. BPM-система автоматически принимает заказ и начинает его обработку.
3. Отдел продаж подтверждает наличие товара на складе и передает информацию о заказе в отдел логистики.
4. Отдел логистики формирует маршрут доставки заказа, подбирает оптимальный способ доставки и передает информацию в отдел отгрузки.
5. Отдел отгрузки подготавливает заказ к отправке, формирует документы и передает их в службу доставки.
6. Заказ доставляется клиенту.
7. После доставки заказа BPM-система автоматически переводит его статус на "заказ выполнен".

В данном примере различные отделы компании выполняют свои функции в рамках общего процесса, причем все действия автоматизированы и контролируются BPM-системой. Это позволяет ускорить выполнение задач, уменьшить количество ошибок и повысить эффективность работы компании.

Советы и возможные ошибки

Некоторые компании совершают ошибки при внедрении процессного управления. Самые популярные из них:

• Недостаточное понимание задач и целей: компания может сосредоточиться исключительно на процессах и технологиях BPM, игнорируя стратегические цели и потребности клиентов.
• Недостаточное вовлечение сотрудников: без активного участия и поддержки сотрудников процесс внедрения BPM может оказаться неэффективным.
• Недостаточная автоматизация процессов: компания может не использовать достаточно технологий автоматизации процессов, что может привести к повышенным издержкам и ошибкам.
• Недостаточная оценка результатов: компания может не проводить достаточного мониторинга и оценку результатов внедрения BPM, что не позволяет выявить эффективность процессов и внести коррективы.
• Недостаточное обучение сотрудников: важно обеспечить обучение сотрудников по работе с BPM-системой и процессами, чтобы минимизировать ошибки и сделать процессы более прозрачными.

Как избежать этих ошибок? В первую очередь, нужно четко понимать цели и задачи компании. Перед началом внедрения процессного управления необходимо определить стратегию, выявить ключевые процессы, которые требуют оптимизации, и выстроить всю систему BPM вокруг достижения этих целей.

Также стоит обеспечить максимальное вовлечение сотрудников, ведь успешное внедрение BPM невозможно без активного участия и поддержки сотрудников. Важно провести обучение персонала, объяснить им преимущества использования BPM и постоянно вовлекать их в процесс оптимизации бизнес-процессов.

При выборе BPM-платформы необходимо уделить внимание пользовательскому опыту и удобству работы с системой. Интерфейс должен быть интуитивно понятным, а функционал - соответствовать потребностям компании.

Необходимо регулярно проводить мониторинг и анализ результатов. Важно не только внедрить BPM, но и постоянно отслеживать результаты и эффективность бизнес-процессов. Это позволит компании оперативно реагировать на изменения и вносить коррективы в процессы.

Процессное управление с Бипиум

Бипиум поможет в системном процессном управлении, предоставляя следующие функции и возможности:

1. Мониторинг процессов. Бипиум предоставляет возможность отслеживать и мониторить все активные процессы в бизнесе, а также их использование ресурсов и скорость выполнения.

2. Анализ данных. С помощью Бипиум можно анализировать данные о бизнес-процессах и их взаимодействии, выявлять проблемы или слабые места в работе системы, оптимизировать процессы.

3. Управление процессами. Бипиум предоставляет возможность управлять процессами в реальном времени, останавливать, приостанавливать, возобновлять или запускать новые процессы.

4. Автоматизация задач. Бипиум позволяет автоматизировать ряд рутинных задач и процессов, устанавливать расписания и правила выполнения, что упрощает управление и повышает эффективность работы компании.

5. Отчетность и аналитика. Бипиум предоставляет возможность создавать отчеты о работе процессов, анализировать данные и метрики, что помогает принимать обоснованные решения по оптимизации системного процессного управления.

Таким образом, использование Бипиум в системном процессном управлении позволяет повысить эффективность работы, оптимизировать бизнес-процессы и повысить контроль над работой.