Зачем небольшому столичному ателье автоматизировать свою производственную систему? Когда это нужно и какие преимущества дает подобная оптимизация бизнес-процессов?

Павел Начигин, руководитель компании «Современные системы автоматизации» и партнер проекта «Бипиум», поделился историей, как с помощью оптимизации производственного процесса повысить эффективность работы, сэкономить время и деньги, увеличить число клиентов и расширить бизнес.

Работа в ручном режиме уже «не катит»

Современный рынок пошива одежды в России пестрит разнообразием ателье: домашние мастерские и небольшие салоны, у которых 100-200 клиентов, модные дома и онлайн-ателье, работающие по всей России. Различия между ними есть не только в целевой аудитории и видах услуг, но и организации бизнес-процессов.

Первая категория местных ателье всю документацию хранят в Google-документах, а информацию о заказах сотрудники вбивают вручную. Если число клиентов растет, увеличивается нагрузка на систему хранения и обработки информации. Это сильно тормозит работу сотрудников и не дает ателье расширяться без увеличения числа сотрудников, рабочей площади, трат и так далее.

Владелец ателье Gent’s Atelier в Санкт-Петербурге столкнулся с этой проблемой на собственном опыте. Фирма шьет мужскую одежду на заказ по индивидуальным меркам. Особенности проекта — сложность заказов (в каждом описывается до 100 параметров), большой объем (200-250 заказов в месяц, когда другие подобные ателье обрабатывают в среднем от 30 до 50), а также территориальная удаленность производств (фабрики находятся в Болгарии и в Китае).

Изначально ателье вело всю документацию и расчеты в Google-документах и CRM: было много формул и таблиц, куда сотрудники вносили данные вручную. Заказы шли один за другим, и системы не справлялись с объемом информации. Производственная часть тормозилась, вносимая информация некорректно обрабатывалась — как следствие, было много ошибок, что существенно затрудняло работу и увеличивало срок выполнения заказа. Именно поэтому ситуация требовала срочно «апгрейдить» систему и автоматизировать процессы.

Вячеслав Вдовичев, совладелец Gent’s Atelier:
«Потребность менять IT-систему появилась давно. Google-документы перестали справляться с объемом информации, скорость работы не устраивала. Готового решения на рынке для MTM-ателье нет, а самостоятельно разрабатывать его не хотелось, так как был негативный опыт. Я искал платформу, на базе которой можно развернуть свою систему: с готовыми интерфейсами и конструктором взаимосвязанных таблиц. Объявление о Бипиуме увидел в Фейсбуке. С нашей стороны было видение итогового продукта, архитектура и бизнес-логика, а команда Павла помогла с технической реализацией».

Универсальная платформа под любые задачи

После создания тестовой компании я пригласил заказчика и стал предлагать варианты архитектурного решения. Первоначально перенесли процесс работы ателье на платформу и выстроили удобную структуру: взаимосвязь клиентов с заказами, изделий и их параметров. Следующим шагом стала автоматическая генерация документов и спецификаций на иностранных языках, которые позволяют идентифицировать заказ и обновлять его статус в процессе работы.

Мы интегрировали Бипиум с amoCRM, закинув туда всю информацию о клиентах: в графе данных заказчика находится только ссылка на страницу amoCRM, где хранятся все контакты. В нем же осуществляются продажи: когда продажа переходит в определенный статус по воронке продаж, заказ автоматически размещается в производственной части на Бипиуме. Дальше с ним начинает работать инженер производства. Есть также и обратная интеграция: когда заказ изменяет статус, в соответствующих воронках происходят передвижения сделок в amoCRM.

В итоге система получилась внушительной: 8 отделов, 67 каталогов, в которых на данный момент хранится и обрабатывается 22 тысячи записей. Система работает безошибочно даже в мельчайших деталях: таких, как имя клиента, номер заказа или выбор сотрудника.

Автоматизация упрощает работу

Мы автоматизировали не только расчет количества материалов, но и создание таблицы заказов на фабрики — теперь система формирует заказы сама. Кроме того, у фабрик появился доступ в Бипиум, поэтому сотрудники производства сами меняют статус готовности изделий. Это дает сразу три преимущества: освобождает время под другие задачи, помогает сократить ненужный штат и сэкономить деньги.

Еще один шаг вперед — создание в Бипиуме системы актуализации остатков ткани. Она выставляет определенный статус материалам поставщиков, а сотрудники по фильтру видят изменившиеся записи. Это очень удобно, когда работаешь с большим числом поставщиков: сразу видно, что можно предложить клиенту, а что нет.

Сократили объемы — сэкономили время и деньги

Результаты оптимизации системы появились уже через пару месяцев: объем работы сократился втрое. Если раньше на обработку одного заказа уходило 30 минут, то теперь не более 10. Сегодня ателье спокойно обрабатывает 300 заказов в месяц — рекорд за всю историю существования фирмы. И это не предел: мы видим, что усовершенствованная система готова к дальнейшему расширению клиентуры и расширению бизнеса.

Возможности для масштабирования бизнеса

Структура прав доступа позволяет контролировать работу большого числа сотрудников. Это можно использовать для масштабирования бизнеса по филиалам и франшизам. В решении задач такого уровня помогают скорость настройки, гибкость системы и возможность её быстрой трансформации. Самописные и готовые решения, которые представлены на рынке, не могут меняться синхронно с бизнесом. А Бипиум способен и на это, и на гораздо большее.

Вячеслав Вдовичев, совладелец ателье Gent’s Atelier:
«Как в любом IT-проекте, не обошлось без сложностей, но сейчас проблемы решены. Система поддерживает текущие производственные процессы и развивается вместе с компанией. Какой бы путь масштабирования бизнеса мы не выбрали — франшиза, сеть филиалов или онлайн-сервис — подстроить IT-инфраструктуру мы сможем за несколько дней. Текущие возможности Бипиума даже опережают наши потребности»

Попробуйте и оцените потенциал Бипиума сами: зарегистрируйтесь на сайте и получите бесплатный тестовый период на 2 недели. Работать удобно с любых девайсов: приложение отображает созданную вами информационное поле как в браузере, так и в телефоне. Настройте систему под вашу компанию — и наслаждайтесь отлаженными процессами.