Почему Excel неудобен для event-отдела
Excel давно используется как базовый инструмент для ведения данных, планирования и создания отчетов. Это универсальная программа, которая помогает систематизировать информацию и работать с цифрами. Однако в условиях активной работы event-отдела Excel перестаёт быть удобным инструментом и превращается в источник постоянных проблем. Чем больше сотрудников, мероприятий и задач — тем сильнее проявляются ограничения этой программы.
Event-отдел работает в высоком темпе: планируются конференции, презентации, выставки, внутренние корпоративные события. Меняются статусы задач, добавляются новые подрядчики, обновляются списки гостей, формируются бюджеты и отчеты. В этих условиях Excel не обеспечивает достаточной гибкости, контроля и стабильности. Данные легко теряются или искажаются, процессы зависят от отдельных сотрудников, которые ведут свои файлы локально. В итоге возникает хаос в документах, разрозненность информации, множество копий файлов и постоянные вопросы: где актуальная версия документа и кто изменил важные данные.
Одна из самых серьёзных проблем — отсутствие синхронизации. Сотрудники пересылают таблицы друг другу, сохраняют разные версии, вносят изменения локально — и никто не может быть уверен, что видит актуальные данные. При увеличении числа мероприятий и задач Excel начинает тормозить работу отдела: большие файлы зависают, долго открываются, плохо отображаются на мобильных устройствах, что создаёт риски для своевременного контроля и организации мероприятий.
Поэтому стоит обратить внимание на более удобное решение.
Бипиум — универсальная альтернатива Excel для event-отдела
Бипиум — современная российская low-code платформа для работы с данными и автоматизации процессов. В отличие от Excel, который изначально создавался для индивидуальной работы с таблицами, Бипиум ориентирован на совместную работу, прозрачность и гибкое управление бизнес-процессами. Это делает платформу особенно подходящей для event-отделов, где важны точность, скорость и возможность масштабирования без хаоса в документах.
Преимущества Бипиума
1. Все в одном месте
Бипиум централизует данные: списки мероприятий, подрядчиков, бюджетов, расписаний и отчетов хранятся в одной системе, а не разбросаны по компьютерам сотрудников. Команда видит актуальную информацию в реальном времени, а история изменений фиксирует каждое действие: кто открыл, что изменил, какие данные добавил. Это полностью исключает потерю информации и случайное удаление важных данных.
2. Легко настроить права доступа
Платформа позволяет гибко управлять доступом: координаторы видят только свои мероприятия, помощники — конкретные задачи, руководители — полную аналитику по событиям. Excel не позволяет достичь такого уровня контроля без создания множества отдельных файлов, которые быстро устаревают и путаются.
3. Сохраняет порядок в данных
Бипиум позволяет стандартизировать ввод информации: задавать обязательные поля, форматы и автоматическую проверку данных. Это снижает ошибки, делает данные чистыми и пригодными для анализа. Для event-отдела это критично, так как точные списки участников, бюджеты и расписания напрямую влияют на успешное проведение мероприятий.
4. Без торможения
Даже крупные проекты открываются быстро и стабильно. Мобильная версия позволяет команде обновлять информацию на выезде — на площадках, во время подготовки или проведения событий, без задержек и необходимости возвращаться к рабочему компьютеру.
5. С автоматизацией рутины
Бипиум автоматизирует повторяющиеся процессы: уведомления подрядчиков, обновление статусов задач, формирование отчетов и контроль бюджета. В Excel автоматизация возможна только через сложные макросы и требует специальных навыков. В Бипиуме настройка сценариев доступна каждому пользователю через понятный интерфейс.
6. Дешево
Есть бесплатная версия для тестирования, а платные тарифы начинаются от 499 рублей в месяц. Это делает платформу доступной для любых команд, включая небольшие event-отделы.
Итог
Бипиум — больше, чем замена Excel. Платформа объединяет все данные event-отдела в едином пространстве, обеспечивает прозрачность процессов, детальную настройку доступа, стандартизированный ввод данных и мощную автоматизацию без сложного программирования. Команда получает быстрый, надежный и удобный инструмент для работы: без хаоса в таблицах, без тормозов на больших объемах информации и без зависимости от множества отдельных файлов. Бипиум растёт вместе с командой, помогая организовать стабильную систему, где информация всегда актуальна, процессы под контролем, а мероприятия проходят эффективно и без сбоев.
Если вы хотите глубже разобраться, как использовать потенциал Бипиума на максимум, вот несколько удобных источников для изучения:
3. RuTube: разборы и обучающие видео
4. YouTube: те же видео, но с VPN :)
5. ТГ: новости, кейсы, обновления, релизы
6. ТГ: ежедневные эфиры по настройке
